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Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen: Schritt für Schritt
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 4 Minuten
Die Liste, die jeder hat
Fast jeder Außendienstler hat sie: eine Excel-Datei mit allen Kunden. Name, Adresse, Telefonnummer, irgendwo eine Spalte mit dem letzten Besuch, irgendwo eine mit Notizen. Gewachsen über Jahre, übernommen vom Vorgänger, ergänzt in Hotelzimmern.
Diese Liste ist wertvoll. Aber sie hat einen blinden Fleck: Sie weiß nicht, wo die Kunden liegen. Zeile 47 und Zeile 48 stehen untereinander, ob sie 500 Meter oder 80 Kilometer auseinander liegen, sieht man nicht.
Sobald die Liste auf einer Karte liegt, ändert sich die Planung. Dieser Ratgeber zeigt, wie du sie dorthin bekommst und woran es meistens scheitert.
Schritt 1: Die Adressen in Ordnung bringen
Karten brauchen Adressen, die eine Maschine lesen kann. Das ist der Teil, an dem die meisten Listen hängen bleiben. Drei Regeln:
Eine Angabe je Spalte. Straße und Hausnummer in eine Spalte, Postleitzahl in eine, Ort in eine. Eine Spalte mit „Hauptstraße 12, 3300 Amstetten" funktioniert meistens, eine mit „Amstetten, Hauptstr. 12 (Eingang hinten)" nicht.
Keine Zusätze in der Adresse. „2. Stock", „bei Dr. Huber", „Eingang Parkplatz" gehören in eine Notizspalte. In der Adresse verwirren sie die Umrechnung.
Postleitzahl immer dabei. Es gibt in Österreich mehrere Orte, die Neustadt heißen. Mit Postleitzahl ist die Adresse eindeutig, ohne landet der Kunde im falschen Bundesland.
Bei einer Liste mit 300 Kunden dauert diese Bereinigung etwa eine Stunde. Sie lohnt sich, weil sie nur einmal gemacht wird.
Schritt 2: Duplikate und Karteileichen
Beim Bereinigen fallen sie auf: derselbe Kunde zweimal, einmal als „Apotheke zum Adler" und einmal als „Adler-Apotheke". Ein Kunde, der seit drei Jahren geschlossen hat. Ein Ansprechpartner, der längst in Pension ist.
Jetzt ist der Moment, das zu klären. Nicht, weil die Karte es verlangt, sondern weil eine Liste mit 300 Kunden, von denen 40 nicht mehr existieren, jede Planung verfälscht. Wer die Zahl der fälligen Kunden berechnet, rechnet sonst mit Geistern.
Schritt 3: Adressen in Koordinaten umrechnen
Das Umrechnen von Adressen in Kartenpunkte heißt Geokodierung. Man muss den Begriff nicht kennen, aber wissen, dass er drei Eigenheiten hat:
- Es geht nicht bei jeder Adresse. Neue Siedlungen, Adressen mit Zusatz wie „Top 4" oder Firmen, die nur über einen Postkasten erreichbar sind, findet die Umrechnung nicht immer. Rechne bei 300 Adressen mit zehn bis fünfzehn, die du von Hand nachziehen musst.
- Ungefähr ist gefährlich. Manche Werkzeuge setzen einen Punkt in die Ortsmitte, wenn sie die Straße nicht finden. Der Kunde liegt dann drei Kilometer neben seinem Haus. Das fällt erst auf, wenn du davor stehst.
- In Österreich gibt es ein amtliches Adressregister. Das Adressregister der Vermessungsbehörde kennt jede Hausnummer im Land. Werkzeuge, die es nutzen, treffen österreichische Adressen genauer als weltweite Kartendienste.
Das Ergebnis der Umrechnung ist ein Punkt je Kunde. Erst mit diesen Punkten kann ein Tourenplaner Fahrzeiten rechnen.
Schritt 4: Was du auf der Karte zum ersten Mal siehst
Wer seine Liste zum ersten Mal auf der Karte sieht, erlebt meistens drei Überraschungen.
Das Gebiet ist nicht rund. Es hat einen dichten Kern und lange Ausläufer. Die Ausläufer kosten die meisten Kilometer und bringen die wenigsten Besuche.
Es gibt Kundennester, die nie zusammen besucht wurden. Drei Kunden im selben Ort, die in der Liste 200 Zeilen auseinander stehen, weil sie in verschiedenen Jahren dazukamen.
Manche Kunden liegen näher am Nachbargebiet als am eigenen. Das ist eine Frage für die Gebietsaufteilung, nicht für die Tourenplanung, aber die Karte macht sie zum ersten Mal sichtbar.
Schritt 5: Fälligkeiten einfärben
Eine Karte mit 300 gleichen Punkten hilft wenig. Interessant wird sie, wenn die Punkte sagen, wer dran ist: rot für überfällig, gelb für fällig in den nächsten zwei Wochen, grün für erledigt.
Dafür braucht jeder Kunde den letzten Besuch und den gewünschten Abstand. Beides steht meist irgendwo in der Excel-Liste, oft in einer Spalte mit Freitext. Auch das lohnt sich einmal sauber zu machen, dann rechnet die Karte die Fälligkeit von selbst.
Wie aus der eingefärbten Karte eine Woche wird, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Woran es meistens scheitert
- Die Liste wird kopiert statt bereinigt. Dann stehen die Fehler in zwei Dateien.
- Ein Werkzeug will die Daten in seiner Cloud. Wer die Kundenliste eines Pharmaunternehmens hochlädt, sollte vorher wissen, wo sie landet und wer sie sieht. Eine Kundenliste ist Firmeneigentum, oft mit Vertraulichkeitsvereinbarung.
- Die Karte ersetzt die Liste nicht. Beides gehört zusammen: Die Liste trägt die Geschichte, die Karte die Lage.
So macht es trakki
trakki liest Excel-Listen direkt ein, rechnet die Adressen um und markiert, welche es nicht gefunden hat, damit du sie nachziehen kannst. Für österreichische Adressen nutzt es das amtliche Adressregister. Die Karte färbt jeden Kunden nach Fälligkeit ein, und alles bleibt auf deinem Gerät, ohne Konto und ohne Cloud von uns.
Ausprobieren kostet nichts, und die Liste nimmst du jederzeit wieder mit. Mehr auf der Startseite.
Häufige Fragen
Muss ich meine Excel-Liste umbauen?
Nur die Adressspalten. Alles andere kann bleiben. Wichtig ist, dass Straße, Postleitzahl und Ort getrennt oder zumindest eindeutig sind und keine Zusätze in der Adresse stehen.
Was ist mit Kunden ohne genaue Adresse?
Landwirtschaftliche Betriebe, Hofläden oder Baustellen haben manchmal keine Straßenadresse. Für sie kannst du einen Punkt von Hand auf der Karte setzen. Das dauert je Kunde eine Minute und muss nur einmal gemacht werden.
Sieht mein Chef die Karte?
Nur wenn du sie ihm zeigst. Eine Karte, die auf deinem Gerät liegt, ist deine. Was du herausgibst, etwa einen Besuchsbericht als Excel, entscheidest du.