Tourenplanung im Außendienst: So planst du deine Woche in zehn Minuten

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · Lesezeit etwa 5 Minuten

Warum die Wochenplanung so viel Zeit frisst

Die meisten Außendienstler planen ihre Woche am Sonntagabend. Eine Stunde, manchmal zwei. Und trotzdem ist der Plan am Dienstag schon wieder falsch, weil ein Kunde absagt oder ein Termin länger dauert.

Das liegt nicht an mangelnder Disziplin. Es liegt daran, dass die Planung meist in der falschen Reihenfolge passiert: Zuerst wird ein Termin ins Kalenderfeld getippt, dann kommt der nächste dazu, und erst am Ende fällt auf, dass Montag drei Kunden in drei verschiedenen Bezirken liegen. Dann wird umgebaut. Und wieder umgebaut.

Wer die Reihenfolge umdreht, ist in zehn Minuten fertig. So geht es.

Schritt 1: Wer ist überhaupt fällig?

Bevor du irgendetwas in einen Kalender schreibst, brauchst du eine Antwort auf eine einzige Frage: Bei welchen Kunden bin ich diese Woche dran?

Dafür braucht jeder Kunde zwei Angaben: den letzten Besuch und den gewünschten Abstand zwischen zwei Besuchen. Ein A-Kunde alle 30 Tage, ein B-Kunde alle 45, ein C-Kunde alle 90. Aus beiden ergibt sich, wer überfällig ist, wer in den nächsten zwei Wochen fällig wird und wer noch Zeit hat.

Diese Liste ist deine Woche. Nicht der Kalender, nicht die Excel-Tabelle mit allen 300 Kunden, sondern die 15 bis 25 Namen, die jetzt dran sind.

Faustregel: Wer mehr als 25 fällige Kunden hat, hat entweder zu große Abstände versprochen oder zu viele Kunden im Gebiet. Beides löst kein Plan, das ist ein Gespräch mit dem Chef.

Schritt 2: Nach Gegend bündeln, nicht nach Wichtigkeit

Der häufigste Fehler: Die wichtigsten Kunden kommen auf Montag, egal wo sie liegen. Das Ergebnis sind 200 Kilometer für vier Besuche.

Besser: Die fälligen Kunden auf einer Karte anschauen und nach Gegend zusammenfassen. Alles im Norden ein Tag, alles im Süden ein Tag. Ein A-Kunde, der am Donnerstag drankommt, ist nicht weniger wichtig als einer am Montag. Er ist nur an einem anderen Tag wichtig.

Wer seine Kundenliste noch nie auf einer Karte gesehen hat, sollte das einmal machen. Die meisten stellen fest, dass ihr Gebiet anders aussieht, als sie dachten: Zwei Kunden, die in der Liste untereinander stehen, liegen 80 Kilometer auseinander, und drei Kunden, an die man nie zusammen gedacht hat, liegen in derselben Straße.

Schritt 3: Die Reihenfolge nach echten Fahrzeiten legen

Jetzt erst kommt die Reihenfolge innerhalb eines Tages. Und hier steckt der Fehler, der jeden Tag 40 Minuten kostet: Die meisten schätzen die Fahrzeiten aus dem Kopf, weil niemand am Freitag sieben Strecken einzeln ins Navi tippt.

Zwischen zwei Kunden können 18 Minuten oder 50 liegen, je nach Strecke und Uhrzeit, und die Schätzung erinnert sich an die beste Fahrt, nicht an die typische. Wer die Zeiten nicht rechnet, plant einen Tag mit sechs Besuchen, aus dem fünf werden.

Echte Fahrzeiten bekommst du aus jedem Navi, aber nur für die nächste Fahrt und nur mühsam für sieben Strecken am Stück. Ein Tourenplaner, der das automatisch rechnet, spart genau hier die meiste Zeit. Was das konkret ausmacht, steht im Ratgeber Warum der Außendiensttag länger wird als geplant.

Schritt 4: Öffnungszeiten und Puffer einbauen

Eine Apotheke, die von 12:30 bis 14:00 geschlossen ist, macht aus einem perfekten Plan einen schlechten, wenn du um 12:45 vor der Tür stehst. Dasselbe gilt für Praxen mit Nachmittagssprechstunde und Betriebe mit Frühschicht.

Deshalb gehören Öffnungszeiten in den Plan, nicht in den Kopf. Und jeder Tag braucht einen Puffer: einen Termin, der wegfallen darf, ohne dass die anderen wackeln. Fünf Besuche mit Luft schlagen sieben Besuche ohne. Der siebte fällt sowieso, und dann fällt der sechste mit.

Ein Tag, der funktioniert, sieht so aus:

• Erster Termin dort, wo der Kunde früh öffnet, meist ab 8 Uhr.
• Die weiten Fahrten am Vormittag, wenn der Kopf noch frisch ist.
• Mittagspause dort, wo ohnehin Pause ist: in der Gegend der geschlossenen Apotheke.
• Der letzte Termin so, dass die Heimfahrt nicht in den Feierabendverkehr fällt.

Schritt 5: Der Plan muss überall sein

Ein Plan, der nur im Notizbuch steht, gilt nur im Notizbuch. Am Montagmorgen im Auto brauchst du ihn auf dem Handy, im Büro am Rechner, beim Kunden wieder auf dem Handy.

Wer mit Excel plant, kennt das Problem: Die Datei liegt auf dem Laptop, das Handy hat eine alte Fassung, und die Notiz vom Kundengespräch steht auf einem Zettel. Ein Plan, der sich zwischen den Geräten von selbst abgleicht, spart den Übertragungsaufwand und die Fehler, die dabei passieren.

Was passiert, wenn ein Kunde absagt?

Das ist der eigentliche Test für jede Planung. Sagt der dritte Termin am Dienstag ab, muss der Rest des Tages stimmen bleiben. Mit einer handgeschriebenen Liste heißt das: neu rechnen. Mit einem Puffer aus Schritt 4 heißt das: Der Puffer rückt nach.

Ein Tourenplaner, der die Fahrzeiten kennt, rechnet den Rest des Tages neu, sobald ein Besuch wegfällt oder verschoben wird. Das ist der Unterschied zwischen einem Plan und einer Liste.

Die Checkliste für zehn Minuten

1. Fällige Kunden herausfiltern, nicht die ganze Liste anschauen.
2. Auf der Karte nach Gegend bündeln, ein Bezirk je Tag.
3. Reihenfolge nach echten Fahrzeiten, für alle Fahrten des Tages.
4. Öffnungszeiten prüfen, einen Puffer je Tag lassen.
5. Plan auf alle Geräte bringen, dann losfahren.

So macht es trakki

trakki ist aus genau dieser Methode entstanden. Die App nimmt die Kundenliste, zeigt auf der Karte, wer fällig ist, und legt die Woche mit echten Straßenzeiten, Öffnungszeiten und Pause. Fällt ein Besuch aus, rechnet sich der Rest des Tages neu. Die Daten bleiben auf deinem Gerät und gleichen sich über deinen eigenen Speicher oder dein WLAN mit dem Rechner ab.

Mehr dazu auf der Startseite und im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Häufige Fragen

Wie viele Kunden pro Tag sind realistisch?

Das hängt vom Gebiet ab. In der Stadt sind acht kurze Besuche möglich, am Land mit 40 Kilometern zwischen den Kunden eher vier bis fünf. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern ob die Fahrzeiten stimmen. Ein Tag mit fünf pünktlichen Besuchen ist mehr wert als einer mit sieben geplanten und fünf geschafften.

Soll ich die Woche am Freitag oder am Sonntag planen?

Am Freitag. Dann weißt du noch, was diese Woche liegen geblieben ist, und das Wochenende gehört dir. Wer die Planung auf zehn Minuten bringt, kann sie auch am Montag um sieben Uhr machen, bevor die erste Fahrt beginnt.

Was, wenn mein Gebiet zu groß für Tagestouren ist?

Dann brauchst du Mehrtagestouren mit Übernachtung. Wie du entscheidest, wann sich eine Übernachtung lohnt, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.