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Warum der Außendiensttag länger wird als geplant, obwohl du Google Maps hast
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 5 Minuten
Die 40 Minuten, die jeden Tag fehlen
Du planst sechs Besuche, schaffst fünf und kommst trotzdem später heim als gedacht. Das ist kein Zufall und keine Frage der Disziplin. Es ist Summe: Ein paar Minuten je Fahrt, ein paar je Besuch, und am Ende fehlt eine Stunde. Genau die Stunde, die beim letzten Kunden oder beim Abendessen fehlt.
Das Navi ist nicht schuld. Es macht seinen Job: Es sagt dir beim Losfahren, wie lange die nächste Fahrt dauert, und das ziemlich genau. Es sagt dir nur nicht am Freitag, ob sechs Besuche am Dienstag in den Tag passen.
Das Navi kennt die Fahrt, der Plan braucht den Tag
Wer die Woche plant, braucht die Fahrzeiten aller Strecken eines Tages, bevor er losfährt. Für sechs Besuche sind das sieben Fahrten, in der Reihenfolge, in der sie stattfinden, zur Uhrzeit, zu der sie stattfinden.
Mit Google Maps geht das, aber es ist Handarbeit: Startadresse eintippen, Ziel eintippen, Abfahrtszeit setzen, Zeit ablesen, nächstes Paar. Sieben Mal. Und wenn du zwei Besuche tauschst, weil einer erst nachmittags kann, wieder von vorn. Kaum jemand macht das jeden Freitag für fünf Tage. Also wird geschätzt: „Nach Amstetten brauch ich eine halbe Stunde." Und die Schätzung erinnert sich an die beste Fahrt, nicht an die typische.
Das ist der erste Posten: Die Fahrzeit, die im Plan steht, ist nicht die Fahrzeit, die das Navi später anzeigt.
Die Posten, die in keinem Navi stehen
Selbst wenn alle sieben Fahrten gerechnet sind, fehlen vier Dinge.
Ankommen und Wegkommen. Parkplatz suchen, zum Eingang gehen, warten, bis jemand Zeit hat, danach zurück zum Auto und aus dem Ort heraus. Bei einer Apotheke in der Fußgängerzone sind das leicht zehn Minuten, die in keiner Fahrzeit stehen. Rechne je Besuch fünf bis zehn Minuten, je nach Lage.
Öffnungszeiten. Eine Apotheke, die von 12:30 bis 14:00 zu hat, ist um 12:45 nicht 20 Minuten entfernt, sondern 95. Öffnungszeiten diktieren die Reihenfolge, und die Reihenfolge diktiert die Fahrzeiten.
Die Pause. Wer sie nicht einplant, macht sie trotzdem, nur zur falschen Zeit und am falschen Ort. Eine halbe Stunde Mittag gehört in den Plan, am besten dort, wo ohnehin ein Kunde geschlossen hat.
Die Tageszeit. Dieselbe Strecke dauert um 8 Uhr durch Linz 25 Minuten, um 16:30 Uhr 40. Das Navi weiß das, wenn du losfährst. Der Plan muss es vorher wissen.
Der fünfte Posten: Wenn einer absagt
Sagt der dritte Termin am Dienstag um neun Uhr ab, ist der ganze Tag anders. Die Fahrt von Kunde 2 zu Kunde 4 ist eine andere als die von 2 zu 3, und vielleicht passt jetzt ein Kunde dazwischen, der am Donnerstag geplant war.
Mit Navi und Notizbuch heißt das: am Straßenrand neu rechnen. Meistens wird nicht gerechnet, sondern gefahren, und der Tag franst aus. Ein Plan, der die Fahrzeiten kennt, rechnet den Rest des Tages neu, sobald ein Besuch wegfällt oder verschoben wird.
Ein Beispieltag, einmal aus dem Kopf und einmal gerechnet
Fünf Kunden in einem ländlichen Gebiet, Start um 8 Uhr zu Hause.
| Strecke | Aus dem Kopf | Gerechnet |
|---|---|---|
| Zu Hause zu Kunde 1 | 25 min | 31 min |
| Kunde 1 zu Kunde 2 | 15 min | 22 min |
| Kunde 2 zu Kunde 3 | 20 min | 28 min |
| Kunde 3 zu Kunde 4 | 10 min | 19 min |
| Kunde 4 zu Kunde 5 | 20 min | 26 min |
| Kunde 5 nach Hause | 30 min | 41 min |
| Summe | 2 h 00 | 2 h 47 |
47 Minuten Unterschied, ohne Parken, ohne die Apotheke, die um 12:30 zumacht, ohne die Absage. Mit allem ist es über eine Stunde. Das ist der Unterschied zwischen „um 17 Uhr zu Hause" und „um 18:15 zu Hause".
So holst du die Zeit zurück
- Alle Fahrten des Tages rechnen, nicht nur die nächste. Zur Uhrzeit, zu der sie stattfinden.
- Fünf bis zehn Minuten Ankommen je Besuch. Fest im Plan, nicht im Kopf.
- Öffnungszeiten beim Kunden erfassen. Einmal, dann rechnen sie bei jeder Planung mit.
- Pause dort, wo ohnehin geschlossen ist. Das spart eine Fahrt.
- Ein Puffer je Tag. Ein Besuch, der wegfallen darf, ohne dass die anderen wackeln.
- Bei einer Absage neu rechnen lassen, nicht neu raten.
Wer das mit der Hand macht, braucht dafür länger als für die Besuche. Deshalb ist es die Aufgabe eines Tourenplaners, nicht des Navis. Wie die Woche insgesamt entsteht, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
So macht es trakki
trakki rechnet alle Fahrten eines Tages als echte Straßenzeiten, legt den Tag mit Öffnungszeiten, Ankommen und Pause und zeigt die Zeiten an jedem Termin. Verschiebst du einen Besuch oder fällt einer aus, rechnet sich der Rest neu. Stoßzeiten und Staus kennt trakki nicht, dafür ist der Puffer je Tag da. Die Navigation zum nächsten Kunden übergibt trakki an das Navi deiner Wahl, denn für die einzelne Fahrt ist das Navi das richtige Werkzeug.
Ausprobieren kostet nichts. Mehr auf der Startseite.
Häufige Fragen
Reicht nicht Google Maps mit mehreren Zielen?
Für die Fahrt am Tag selbst ja. Für die Planung nicht: Maps kennt keine Öffnungszeiten deiner Kunden, keine Besuchsdauer, keine Pause und keine Fälligkeit. Es rechnet die Strecke zwischen Zielen, die du ihm gibst. Wer die Ziele wählt und in welcher Reihenfolge, ist die eigentliche Planung.
Wie genau sind gerechnete Fahrzeiten?
An einem normalen Tag auf fünf Minuten je Fahrt. Bei Unfällen und Baustellen nicht, dafür ist der Puffer da. Wer am Ende der Woche vergleicht, stellt meistens fest: Die gerechnete Zeit war näher dran als die geschätzte, und zwar bei jeder einzelnen Fahrt.
Was ist mit Fahrten über die Grenze?
Fahrzeiten funktionieren überall, wo es Straßendaten gibt, also in ganz Europa. Anders ist es bei der Adresssuche: Das amtliche Adressregister gibt es nur für Österreich, im Ausland läuft die Suche über einen allgemeinen Kartendienst und findet Adressen etwas weniger genau.