Tourenplanung im Außendienst: Excel-Vorlage zum Herunterladen (kostenlos)

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · Lesezeit etwa 3 Minuten

Die Vorlage

Excel-Vorlage Tourenplanung herunterladen (10 KB, öffnet in Excel, LibreOffice und Numbers)

Drei Blätter, keine Makros, keine Anmeldung:

• Kunden. Name, Straße, PLZ, Ort, Kategorie, Rhythmus in Tagen, letzter Besuch. Die Spalte „Fällig am" rechnet sich aus letztem Besuch plus Rhythmus. Drei Beispielzeilen zeigen, wie es gemeint ist, sie kannst du überschreiben.
• Woche. Montag bis Freitag mit Stundenraster, darunter Besuche, Kilometer und die Frage nach der Übernachtung.
• So geht's. Die fünf Schritte in Kurzform.

Warum die Adressen in getrennten Spalten stehen

Weil die Liste sonst nur in Excel funktioniert. Wer später die Kunden auf einer Karte sehen will, braucht Straße, Postleitzahl und Ort getrennt, ohne Zusätze wie „2. Stock" in der Adresse. Die Vorlage ist so gebaut, dass sie direkt in einen Tourenplaner passt. Was beim Bereinigen einer bestehenden Liste zu beachten ist, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Der Rhythmus ist die wichtigste Spalte

„Rhythmus (Tage)" ist der gewünschte Abstand zwischen zwei Besuchen: 30 für einen A-Kunden, 45 für einen B-Kunden, 90 für einen C-Kunden. Zusammen mit dem letzten Besuch ergibt sich die Fälligkeit, und die Fälligkeit ist die Antwort auf die einzige Frage, die jeden Freitag zählt: Wer ist diese Woche dran?

Setz den Filter auf „Fällig am" und lass alles bis Ende nächster Woche stehen. Das sind die 15 bis 25 Kunden, aus denen die Woche gebaut wird. Nicht die 300.

So legst du die Woche mit der Vorlage

1. Filtern. „Fällig am" bis Ende nächster Woche.
2. Nach Gegend bündeln. Sortiere die gefilterte Liste nach Ort oder Postleitzahl. Alles im selben Bezirk gehört an denselben Tag.
3. Auf die Tage verteilen. Ins Blatt „Woche", je Tag ein Bezirk, erst dann die Reihenfolge.
4. Öffnungszeiten prüfen. Die Spalte gibt es in der Vorlage, damit die Apotheke mit Mittagspause nicht um 12:45 dran ist.
5. Puffer lassen. Ein Termin je Tag, der wegfallen darf.

Die ausführliche Methode steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst: So planst du deine Woche in zehn Minuten.

Wo Excel aufhört

Drei Dinge kann die Vorlage nicht, und das ehrlich:

Fahrzeiten. Excel weiß nicht, dass zwischen Kunde 2 und Kunde 3 die Donau liegt. Die Reihenfolge innerhalb eines Tages musst du aus dem Kopf legen oder jede Strecke einzeln ins Navi tippen. Warum das jeden Tag 40 Minuten kostet, steht im Ratgeber Warum der Außendiensttag länger wird als geplant.

Die Karte. Eine Liste zeigt nicht, dass drei Kunden in derselben Straße liegen und zwei 80 Kilometer auseinander.

Der Umbau. Sagt am Dienstag ein Kunde ab, rechnet Excel nichts neu.

Für viele reicht die Vorlage trotzdem ein Jahr. Wenn sie nicht mehr reicht, ist der Übergang kurz: trakki liest genau dieses Blatt „Kunden" ein, zeigt die Fälligkeiten farbig auf der Karte und rechnet die Fahrzeiten für jeden Tag selbst. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage auch mit Google Tabellen und LibreOffice?

Ja. Die Fälligkeitsformel ist eine einfache Addition und läuft in Excel, LibreOffice Calc, Numbers und Google Tabellen. Beim Hochladen in Google Tabellen bleiben Filter und Formeln erhalten.

Kann ich mehr als 200 Kunden eintragen?

Ja. Die Formel „Fällig am" ist bis Zeile 200 vorbereitet; darunter kopierst du die Formel einfach weiter nach unten.

Darf ich die Vorlage in meiner Firma weitergeben?

Ja, ohne Bedingungen. Sie enthält keine Verweise außer der Adresse dieses Ratgebers im Blatt „So geht's".