Software für die Außendienstplanung: was es gibt

Von Manuel Ober · 8. September 2026 · Lesezeit etwa 6 Minuten

Vier Gattungen, die oft verwechselt werden

„Außendienst-Software" ist kein Produkt, sondern vier verschiedene Sachen, die unterschiedliche Probleme lösen. Wer die falsche Gattung kauft, zahlt für Funktionen, die er nie öffnet, und vermisst die eine, die er gebraucht hätte.

Team-CRM: Management-Software für den Außendienst

Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Odoo, dazu die Branchenlösungen im Pharmabereich. Sie sind der Standard, wenn ein Unternehmen zehn oder hundert Außendienstler steuert.

Was sie gut können: Berichte sammeln, Umsätze je Kunde zeigen, Gebiete verwalten, Übergaben beim Personalwechsel, Auswertungen für die Vertriebsleitung.

Was sie nicht gut können: die Woche eines Einzelnen planen. Die Fälligkeitslogik ist meist eine Liste, keine Karte. Echte Fahrzeiten für einen ganzen Tag kennen sie nicht. Und der Referent gibt Daten hinein, ohne dass ihm die Eingabe am nächsten Morgen hilft.

Der Haken für Einzelne: Ein CRM gehört dem Unternehmen. Wer selbstständig ist oder das Gebiet wechselt, verliert damit auch seine Datenbasis.

Routenplaner: Software für die Tourenplanung im Außendienst

portatour ist im deutschsprachigen Außendienst der bekannteste Vertreter, dazu kommen Optimierer aus der Logistik wie Tourenplaner für Lieferdienste und Handwerkssoftware mit Routenmodul.

Was sie gut können: aus vielen Adressen eine kurze Reihenfolge machen. Bei fünfzig Stopps am Tag ist das Mathematik, die kein Mensch im Kopf schafft, und dort sind sie ihr Geld wert.

Was sie nicht gut können: Der Außendienst hat selten fünfzig Stopps, sondern sechs. Bei sechs Stopps ist die optimale Reihenfolge selten das Problem — die Frage ist, *welche* sechs, und das entscheidet die Fälligkeit, nicht die Entfernung.

Der Preis liegt bei etwa 90 Euro im Monat, also über tausend Euro im Jahr für eine Einzelperson.

Excel: unterschätzt und ehrlich

Eine Kundenliste mit Kategorie, Rhythmus und letztem Besuch, dazu eine Formel für die Fälligkeit — das ist eine funktionierende Außendienstplanung, und sie kostet nichts.

Was Excel gut kann: rechnen, sortieren, filtern, ausdrucken. Wer weiß, was er will, baut sich in zwei Stunden ein Werkzeug, das genau zu seinem Gebiet passt.

Wo Excel aufhört: Es zeigt keine Karte, kennt keine Fahrzeiten und rechnet nicht neu, wenn jemand absagt. Und die Pflege von Hand ist die Stelle, an der die meisten Listen nach vier Monaten einschlafen.

Eine fertige Vorlage zum Ausprobieren gibt es im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst: Excel-Vorlage, eine zweite für Besuchsberichte im Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.

Planungs-Apps für den Einzelnen

Die vierte Gattung ist die jüngste und die dünnste. Gemeint sind Werkzeuge, die nicht die Firma steuern und nicht Lieferrouten rechnen, sondern die Woche einer Person planen: Wer ist fällig, wo liegt er, wie lange fahre ich wirklich.

Darunter fallen einfache Kundenlisten mit Kartenansicht, ein paar Notiz-Apps mit Standortfunktion, und trakki.

Kundenverwaltung: wo die Liste wohnt

Jede dieser Gattungen verwaltet Kunden, aber an sehr unterschiedlichen Orten, und das ist die Frage, die man vor dem Preis stellen sollte.

• Im Firmensystem. Die Kundenverwaltung gehört dem Unternehmen. Beim Wechsel oder bei einer Kündigung bleibt sie dort. Für Angestellte ist das normal, für Selbstständige ein Risiko.
• Beim Anbieter. Die Liste liegt auf einem Server, den ein Dritter betreibt. Bequem, solange der Anbieter existiert und der Preis stimmt.
• Auf dem eigenen Gerät. Die Liste liegt bei dir, wird von dir gesichert und geht niemanden sonst etwas an. Dafür gibt es keine Wiederherstellung durch eine Hotline.

Wer mit Namen und Adressen echter Geschäftspartner arbeitet, sollte die Frage vor dem Kauf beantworten, nicht danach.

Was Vertriebsleiter und Sales Manager brauchen

Führungskräfte im Vertrieb suchen etwas anderes als der Referent im Auto, und die Verwechslung ist der Grund für die meisten unglücklichen Einführungen.

Ein Sales Manager braucht Vergleichbarkeit: Besuche je Gebiet, Abdeckung der A-Kunden, Entwicklung über Quartale, eine Übergabe, die funktioniert, wenn jemand geht. Dafür ist ein CRM gebaut, und ohne CRM wird es Handarbeit.

Ein Außendienstler braucht Entscheidungshilfe für morgen früh. Dafür ist ein CRM nicht gebaut.

Deshalb funktionieren in vielen Teams zwei Werkzeuge nebeneinander: Das Managementsystem sammelt, was das Unternehmen braucht, und die Wochenplanung macht jeder für sich. Wichtig ist nur, dass die Brücke dazwischen ein Export ist und kein Abtippen.

Wie du die richtige Gattung findest

Drei Fragen genügen.

1. Wer soll die Daten sehen? Nur du, oder auch dein Vertriebsleiter? Wenn auch die Firma, brauchst du ein CRM oder musst zumindest exportieren können.
2. Wie viele Stopps hast du am Tag? Über zwanzig ist ein Optimierungsproblem und ein Fall für einen Routenoptimierer. Unter zehn ist ein Auswahlproblem.
3. Was kostet dich heute die meiste Zeit? Das Überlegen am Morgen, das Eintippen am Abend, oder das Fahren zwischendurch? Kaufe gegen den größten Posten, nicht gegen den lautesten Verkäufer.

Was „kostenlos" und „gratis" in dieser Ecke bedeuten

Gratis-Software für den Außendienst gibt es in drei Ausprägungen, und sie sind sehr unterschiedlich.

• Wirklich kostenlos: Excel-Vorlagen, offene Kartenprogramme, Google Maps mit mehreren Zielen. Kein Haken, aber auch kein Support.
• Kostenlos mit Grenze: eine Testphase, oder eine Version mit zwanzig Kunden. Brauchbar zum Ausprobieren, nicht für ein echtes Gebiet.
• Kostenlos, weil du zahlst: Werbefinanziert oder datenfinanziert. Bei einer Kundenliste mit Namen und Adressen von Geschäftspartnern ist das die teuerste Variante, auch wenn kein Preis dransteht.

So macht es trakki

trakki gehört in die vierte Gattung. Es plant keine Firma und optimiert keine Lieferrouten, sondern beantwortet die Frage, die ein Außendienstler am Sonntagabend hat: Wer ist dran, wo liegen die, und was geht sich an einem Tag wirklich aus.

Die Kundenliste bleibt dabei auf dem Gerät, es gibt kein Konto und keinen Server. Was in das Firmen-CRM soll, geht als Excel dorthin. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.

Häufige Fragen

Brauche ich zusätzlich zum Firmen-CRM noch etwas?

Oft ja, und das ist kein Widerspruch. Das CRM ist die Buchhaltung des Vertriebs, die Wochenplanung ist Handwerkszeug. Viele Außendienstler führen deshalb neben dem CRM eine eigene Liste — die Frage ist nur, ob diese Liste ein Zettel im Auto ist oder etwas, das mitrechnet.

Ist portatour zu teuer für einen Einzelnen?

Bei rund tausend Euro im Jahr muss es sich rechnen. Wer täglich fünfzehn und mehr Stopps fährt, holt das über Sprit und Zeit herein. Wer sechs Kunden am Tag besucht, zahlt für eine Optimierung, die er selbst hinbekommt.

Kann ich Außendienstplanung komplett mit Google Maps machen?

Für die Fahrt ja, für die Planung nein. Google Maps kennt die nächste Strecke, aber nicht, wer fällig ist, wann die Apotheke Mittag hat und wie lange der ganze Tag dauert. Wo genau die Grenze liegt, steht im Ratgeber Tourenplanung mit Google Maps.