Außendienst-Software: fünf Arten und welche passt

Von Manuel Ober · 8. September 2026 · 7 Minuten Lesezeit

Ausschnitt aus der Wochenansicht: Montag bis Freitag nebeneinander, der Mittwoch mit sechs Besuchen und 121 Kilometern.

Fünf Arten von Software, die oft verwechselt werden

„Außendienst-Software“ ist kein einzelnes Produkt, sondern fünf Arten von Werkzeugen, und jede löst ein anderes Problem. Wer die falsche Art nimmt, bezahlt Funktionen, die er nie öffnet, und vermisst die eine, die er gebraucht hätte. Wenn du schon eine konkrete App suchst: Außendienst-App.

Art	Löst	Wo die Kundenliste liegt	Konto nötig
Team-CRM	Berichte, Kennzahlen, Übergaben	beim Unternehmen	ja
Routenoptimierer	Reihenfolge, Fahrzeit	beim Anbieter	ja
Excel	alles, was du selbst rechnest	auf deinem Gerät	nein
Kartendienst	der Weg zum nächsten Ziel	nirgends, er kennt deine Kunden nicht	oft nein
Planungs-App für Einzelne	die eigene Woche	meist auf deinem Gerät	meist nein

Die dritte Spalte sagt am meisten. Software für ein Team braucht die Liste auf einem Server, den alle erreichen. Software für eine Person kann sie auf dem Gerät lassen.

Team-CRM: die Software für Vertriebsleitung und Firma

Ein Team-CRM ist ein gemeinsames Kundenarchiv für viele Außendienstler. CRM steht für „Customer Relationship Management“, auf Deutsch Kundenpflege. Es ist der Standard, wenn ein Unternehmen zehn oder hundert Leute im Außendienst steuert.

Das kann es gut: Berichte sammeln, Umsatz je Kunde zeigen, Gebiete verwalten, Kunden beim Personalwechsel übergeben, Zahlen für die Vertriebsleitung auswerten.

Das kann es schlecht: die Woche einer einzelnen Person planen. Karte und Fahrzeiten gibt es dort, wenn überhaupt, als Zusatz. Und wer Daten einträgt, hat am nächsten Morgen oft nichts davon.

Der Haken für Einzelne: Das CRM gehört dem Unternehmen. Wer die Firma oder das Gebiet wechselt, lässt seine Kundendaten dort zurück. Selbstständige trifft das besonders.

Routenoptimierer: gut bei vielen Stopps

Ein Routenoptimierer sortiert viele Adressen zu einer kurzen Route. Dazu zählen Programme aus der Logistik, Software für Lieferdienste und Handwerkssoftware mit Routenmodul.

Das kann er gut: Bei fünfzig Stopps am Tag ist die Reihenfolge eine Rechenaufgabe, die niemand im Kopf löst. Dort lohnt er sich.

Wo er nicht hilft: Der Außendienst hat selten fünfzig Stopps, meist sind es sechs. Bei sechs Stopps ist die Reihenfolge selten das Problem. Schwierig ist die Auswahl, welche sechs Kunden heute dran sind, und die entscheidet die Fälligkeit, nicht die Entfernung.

Excel: unterschätzt und ehrlich

Eine Tabelle mit Kunde, Kategorie, Rhythmus und letztem Besuch, dazu eine Formel für die Fälligkeit, ist schon eine funktionierende Außendienstplanung. Wer weiß, was er will, baut sie in zwei Stunden.

Das kann Excel gut: rechnen, sortieren, filtern, ausdrucken.

Hier hört Excel auf: Es zeigt keine Karte, kennt keine Fahrzeiten und rechnet nicht neu, wenn jemand absagt. Und die Pflege von Hand ist die Stelle, an der die meisten Tabellen nach vier Monaten einschlafen.

Eine fertige Vorlage gibt es im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst: Excel-Vorlage, eine zweite für Berichte im Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.

Kartendienst: gut für die Fahrt, nicht für die Planung

Ein Kartendienst führt dich zum nächsten Ziel und sagt, wie lange du dafür brauchst. Das kann er sehr gut, und fast jeder hat einen auf dem Handy.

Was er nicht kann: Er weiß nicht, wer fällig ist, wann die Apotheke Mittagssperre hat und wie lange der ganze Tag dauert. Er plant die Strecke, nicht den Tag. Wo die Grenze genau verläuft, steht im Ratgeber Tourenplanung mit Google Maps.

Planungs-Apps für Einzelne: die dünnste Gruppe

Planungs-Apps für Einzelne legen die Woche einer einzigen Person: Wer ist fällig, wo liegt er, wie lange fahre ich wirklich. Sie steuern keine Firma und rechnen keine Lieferrouten.

Es gibt wenige davon, und das hat einen Grund. Eine Firma kauft fünfzig Lizenzen, ein Außendienstler eine. Darum richtet sich fast alles an den Vertriebsleiter, und wer im Auto sitzt, arbeitet mit dem, was für seinen Chef gekauft wurde. Zu dieser Gruppe zählen einfache Kundenlisten mit Kartenansicht, manche Notiz-Apps mit Standort und trakki.

Wo die Kundenliste liegt, ist die erste Frage

Jede dieser Arten verwaltet Kunden, nur an verschiedenen Orten.

Im Firmensystem. Die Liste gehört dem Unternehmen und bleibt dort, wenn du gehst. Für Angestellte ist das normal, für Selbstständige ein Risiko.
Beim Anbieter. Die Liste liegt auf einem Server, den ein Dritter betreibt. Bequem, solange es den Anbieter gibt.
Auf dem eigenen Gerät. Die Liste liegt bei dir und du sicherst sie selbst. Dafür gibt es keine Hotline, die sie wiederherstellt.

Du arbeitest mit Namen und Adressen echter Geschäftspartner. Kläre vor dem ersten Eintrag, wo sie landen, und erst danach, was die Software sonst noch kann.

Was Vertriebsleiter brauchen und was Außendienstler

Eine Führungskraft will vergleichen, ein Außendienstler will morgen früh wissen, wohin er fährt. Wer beides verwechselt, kauft das falsche Werkzeug. Das steckt hinter den meisten missglückten Einführungen.

Ein Vertriebsleiter braucht Besuche je Gebiet, die Abdeckung der A-Kunden, die Entwicklung über Quartale und eine Übergabe, die funktioniert, wenn jemand geht. Dafür ist ein CRM gebaut. Ohne CRM wird es Handarbeit.

Ein Außendienstler braucht eine Entscheidungshilfe für den nächsten Tag. Dafür ist ein CRM nicht gebaut.

Darum laufen in vielen Teams zwei Werkzeuge nebeneinander. Das Firmensystem sammelt, was die Firma braucht, und die Wochenplanung macht jeder für sich. Wichtig ist, dass zwischen beiden eine Datei wandert und niemand abtippen muss.

So findest du die passende Art in drei Fragen

Drei Fragen genügen meistens.

Wer soll die Daten sehen? Nur du oder auch die Vertriebsleitung? Wenn auch die Firma, brauchst du ein CRM oder zumindest einen Export als Datei.
Wie viele Stopps hast du am Tag? Über zwanzig ist ein Rechenproblem und ein Fall für einen Routenoptimierer. Unter zehn ist es ein Auswahlproblem.
Was kostet dich heute die meiste Zeit? Das Überlegen am Morgen, das Eintippen am Abend oder das Fahren zwischendurch? Nimm das Werkzeug gegen den größten Posten, nicht gegen den lautesten Verkäufer.

Kostenlose Software: der Preis steckt oft woanders

Gratis-Angebote für den Außendienst gibt es in drei Formen, und sie sind sehr verschieden.

Wirklich gratis: Excel-Vorlagen und Kartenprogramme auf Basis von OpenStreetMap. Hilfe gibt es keine, wenn etwas klemmt.
Mit Grenze: eine Testphase oder eine Version mit wenigen Kunden. Gut zum Ausprobieren, für ein echtes Gebiet zu eng.
Bezahlt mit Daten: Werbefinanzierte Angebote leben von dem, was du eingibst. Bei einer Liste mit Namen und Adressen von Geschäftspartnern ist das die teuerste Form, auch wenn kein Preis dransteht.

Was Kartendienste, Routenoptimierer und Excel für die Tourenplanung gratis leisten, steht im Ratgeber Tourenplaner Außendienst kostenlos.

So macht es trakki

trakki gehört zur Gruppe der Planungs-Apps für Einzelne und ist kein Ersatz für ein CRM. Es beantwortet die Frage, die sich jede Woche stellt: Wer ist dran, wo liegen die Kunden, und was geht sich an einem Tag aus?

Du lädst deine Kundenliste als Excel-Datei (.xlsx) hoch, Name und Adresse reichen. Du legst einen Rhythmus fest, die Ampel zeigt die Fälligen, und auf Knopfdruck legt trakki die Woche an. Zum Losfahren öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze, eine eigene Navigation mit Ansagen gibt es nicht.

Das solltest du vorher wissen: trakki startet in Österreich, die Adresssuche findet nur österreichische Adressen. trakki kommt für iPhone und Android. Karte und Adresssuche brauchen Internet. Deine Kundenliste liegt auf deinem Gerät, es gibt keinen trakki-Server, und ein Konto brauchst du nicht. Deine Besuche gibst du als Excel-Datei weiter, etwa fürs Firmensystem. Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen, zur Startseite.

Häufige Fragen

Was ist Außendienst-Software?

Außendienst-Software, oft auch Außendienstsoftware geschrieben, ist Software, mit der Außendienst und Vertrieb Kunden, Besuche und Touren verwalten: vom Team-CRM über Routenoptimierer bis zur Planungs-App für Einzelne. Welche Art passt, hängt davon ab, wer plant und wo die Kundenliste liegen soll.

Brauche ich zusätzlich zum Firmen-CRM noch etwas?

Oft ja, und das ist kein Widerspruch. Das CRM ist die Buchhaltung des Vertriebs, die Wochenplanung ist dein Handwerkszeug. Viele Außendienstler führen deshalb neben dem CRM eine eigene Liste. Die Frage ist nur, ob diese Liste ein Zettel im Auto ist oder etwas, das mitrechnet.

Kann ich Außendienstplanung komplett mit einem Kartendienst machen?

Für die Fahrt ja, für die Planung nein. Welche Kunden heute dran sind, wann sie offen haben und ob sich der Tag ausgeht, entscheidest du vorher selbst. Wo genau die Grenze liegt, steht im Ratgeber Tourenplanung mit Google Maps.