Gebietsplanung im Außendienst: Kunden einteilen, Rhythmus festlegen, Woche daraus bauen

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · Lesezeit etwa 4 Minuten

Die Rechnung, die vor allem anderen kommt

Ein Gebiet mit 300 Kunden, die alle alle vier Wochen besucht werden wollen, sind 3.900 Besuche im Jahr. Ein Außendienstler schafft an guten Tagen sechs, an 200 Arbeitstagen also 1.200. Das Gebiet ist dreimal zu groß, und zwar bevor die erste Woche geplant ist.

Deshalb beginnt Gebietsplanung nicht mit der Karte, sondern mit einer Rechnung: Wie viele Besuche verspricht das Gebiet, und wie viele gibt das Jahr her? Wer das nicht rechnet, verspricht Rhythmen, die er nicht halten kann, und merkt es am Quartalsende.

Schritt 1: Kunden einteilen

Drei Klassen reichen. Mehr macht die Einteilung genauer, aber nicht besser.

• A-Kunden. Die, die den Umsatz tragen oder tragen werden. Meist zehn bis fünfzehn Prozent der Liste.
• B-Kunden. Solide, regelmäßig, ohne dass etwas davon abhängt. Der größte Block.
• C-Kunden. Klein, selten, oder noch unklar. Neukunden gehören anfangs hierher, bis sie zeigen, was sie werden.

Wer ein Gebiet übernimmt, bekommt die Einteilung des Vorgängers. Sie ist ein Anfang, keine Wahrheit. Nach einem halben Jahr sieht sie anders aus.

Schritt 2: Je Klasse ein Rhythmus

Der Rhythmus ist der gewünschte Abstand zwischen zwei Besuchen. Eine übliche Staffel: A alle 30 Tage, B alle 60, C alle 120. Das ergibt bei 45 A-, 150 B- und 105 C-Kunden:

1.755 Besuche bei 1.200 möglichen: immer noch zu viel. Jetzt wird gestreckt, und zwar unten: C auf 180 Tage (210 Besuche) und B auf 75 Tage (730) ergibt 1.480. Noch einmal B auf 90 Tage: 1.360. Das ist knapp, aber machbar, mit den Telefonaten, die keinen Besuch brauchen.

Die Regel dahinter: Gestreckt wird bei den C-Kunden, dann bei den B-Kunden. Wer bei den A-Kunden spart, spart am Umsatz.

Schritt 3: Die Lage dazunehmen

Erst jetzt kommt die Karte. Die Kundenliste mit Klasse und Rhythmus auf die Karte gebracht, zeigt drei Dinge, die die Liste nie zeigt: wo die Nester liegen, wo die Ausläufer sind, die Kilometer kosten und wenig bringen, und welche C-Kunden so weit draußen liegen, dass ein Besuch alle 180 Tage immer noch ein halber Tag ist.

Für solche Kunden lohnt es sich, den Rhythmus nicht an der Klasse, sondern an der Lage zu setzen: Wer neben einem A-Kunden liegt, wird mitbesucht. Wer allein am Rand liegt, bekommt Telefonate und einen Besuch im Jahr. Wie die Liste auf die Karte kommt, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Aus dem Gebiet werden Wochen

Mit Klasse, Rhythmus und Lage ist die Woche keine Kunst mehr: Wer fällig ist, steht fest; wo die Fälligen liegen, zeigt die Karte; die Tage ergeben sich aus den Nestern. Das Verfahren dafür steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst: So planst du deine Woche in zehn Minuten, und für große Gebiete mit Übernachtung im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.

Nach einem halben Jahr: nachziehen

Eine Gebietsplanung ist nach sechs Monaten falsch, und das ist in Ordnung. Zwei Kunden sind gewachsen und gehören zu A, drei A-Kunden haben den Ansprechpartner gewechselt und bestellen weniger, ein Nest im Norden hat sich als Fahrt für nichts erwiesen. Wer die Klassen einmal im Halbjahr durchgeht, hat ein Gebiet, das zu ihm passt, statt eines, das der Vorgänger hinterlassen hat.

So macht es trakki

In trakki trägt jeder Kunde seine Kategorie und seinen Rhythmus, und die Fälligkeit rechnet sich von selbst. Die Karte zeigt die Klassen als Farben und die Fälligkeit als Zustand, und die Woche entsteht aus den fälligen Kunden einer Gegend. Was die Rechnung oben von Hand macht, steht in trakki jeden Tag auf der Karte. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.

Häufige Fragen

Wie viele Kunden sind für einen Außendienstler zu viel?

Das entscheidet die Rechnung, nicht die Zahl. 300 Kunden mit einem klugen Rhythmus sind zu schaffen, 150 Kunden, die alle alle zwei Wochen wollen, nicht. Wer mehr als 1.300 Besuche im Jahr verspricht, hat ein Problem, egal wie viele Kunden dahinterstehen.

Soll ich Neukunden öfter besuchen als Bestandskunden?

Am Anfang ja, mit einem kurzen Rhythmus, bis klar ist, was sie werden. Nach drei Besuchen bekommen sie eine Klasse wie alle anderen. Wer Neukunden dauerhaft im Zweiwochenrhythmus lässt, hat nach einem Jahr keine Zeit mehr für die A-Kunden.

Was mache ich mit Kunden, die im Nachbargebiet näher lägen?

Ansprechen. Gebietsgrenzen, die nach Postleitzahlen gezogen wurden, kennen keine Flüsse und keine Autobahnen. Ein Kunde, der vom Kollegen in zwanzig Minuten erreichbar ist und von dir in siebzig, ist ein Tausch, der beiden hilft. Die Karte macht das Argument sichtbar.