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Besuchsbericht im Außendienst: Vorlage (Excel, kostenlos) und was wirklich hineingehört
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 3 Minuten
Die Vorlage
Excel-Vorlage Besuchsbericht herunterladen (10 KB, öffnet in Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen)
- Besuche. Eine Zeile je Kontakt: Datum, Kunde, Ort, Art (Besuch, Telefonat, E-Mail, Video), Ansprechpartner, Dauer, Besprochen, Ergebnis und nächster Schritt, Wiedervorlage. Zwei Beispielzeilen zeigen die Idee.
- Monat. Zählt Besuche, Telefonate, verschiedene Kunden und überfällige Wiedervorlagen. Das ist der Bericht für den Chef, ohne dass du einen schreibst.
- So geht's. Vier Sätze zum Ausfüllen.
Warum die meisten Besuchsberichte nichts bringen
Weil sie für den Chef geschrieben werden, nicht für den nächsten Besuch. Drei Absätze Prosa am Abend, in denen steht, dass das Gespräch „konstruktiv" war. Ein halbes Jahr später weiß niemand mehr, was der Kunde eigentlich wollte.
Ein Besuchsbericht hat einen einzigen Zweck: Beim nächsten Mal weißt du in zehn Sekunden, was beim letzten Mal war. Alles, was dem nicht dient, kann weg.
Die fünf Angaben, die zählen
- Wann und mit wem. Datum, Kunde, Ansprechpartner. Ohne Namen ist der Bericht in drei Monaten wertlos, wenn die Apotheke einen neuen Leiter hat.
- Welche Art. Ein Besuch zählt anders als ein Telefonat, im Rhythmus und im Bericht.
- Was der Kunde gesagt hat. Ein Satz. „Will erst nach dem Sommer bestellen, Lager voll." Nicht, was du präsentiert hast.
- Was du als Nächstes tust. Ein Satz. „Rückruf Anfang September mit Angebot." Das ist die Zeile, die den nächsten Besuch vorbereitet.
- Wann. Das Wiedervorlagedatum. Ohne Datum ist der nächste Schritt ein Vorsatz.
Die Dauer ist optional, aber nützlich: Wer weiß, dass ein Besuch bei diesem Kunden 45 Minuten braucht, plant den Tag richtig. Wie die Zeit vor Ort in die Tagesplanung einfließt, steht im Ratgeber Warum der Außendiensttag länger wird als geplant.
Zwei Minuten im Auto, nicht eine Stunde am Abend
Der Bericht entsteht direkt nach dem Termin, bevor der Motor läuft. Dann ist alles noch da: der Name, der Satz, der nächste Schritt. Am Abend sind es fünf Berichte, und alle klingen gleich.
Das ist der eigentliche Grund für eine Zeile je Kontakt statt eines Absatzes: Eine Zeile schafft man im Auto. Einen Absatz verschiebt man.
Der Monatsbericht schreibt sich selbst
Wer je Kontakt eine Zeile hat, hat am Monatsende den Bericht: Filter auf den Monat, das Blatt „Monat" lesen. Anzahl Besuche, Anzahl Telefonate, wie viele verschiedene Kunden, wie viele Wiedervorlagen überfällig. Das ist mehr, als die meisten Prosaberichte hergeben, und es kostet null Minuten.
Was der Chef darüber hinaus wissen will, steht in der Spalte „Ergebnis": nach Kunde gefiltert, für das Quartal, als Excel weitergegeben. In dem Umfang, den du bestimmst.
Wo die Vorlage aufhört
Die Zeilen wissen nicht, wo der Kunde liegt und wann er wieder fällig ist. Wer Besuchsbericht und Fälligkeit zusammen will, braucht die Besuchsgeschichte beim Kunden, nicht in einer eigenen Tabelle: Jeder Besuch verschiebt die Fälligkeit, und der nächste Termin steht auf der Karte.
Genau so macht es trakki. Besuch und Telefonat werden beim Kunden festgehalten, mit Datum und Notiz, die Fälligkeit rechnet sich neu, und der Bericht ist eine Excel-Ausgabe, wann immer du ihn brauchst. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.
Häufige Fragen
Braucht der Besuchsbericht die Unterschrift des Kunden?
Nein. Das ist ein Übergabeprotokoll, kein Besuchsbericht. Ein Bericht dokumentiert für dich, was war und was kommt. Wer aus Compliance-Gründen Nachweise braucht, etwa in der Pharmabranche für Musterabgaben, führt die getrennt nach den Vorgaben des Unternehmens.
Wie lange hebe ich Besuchsberichte auf?
So lange der Kunde Kunde ist. Die Geschichte eines Kunden über drei Jahre ist beim Gebietswechsel mehr wert als jede Liste. Was den Datenschutz betrifft: Notizen über Personen, etwa den Ansprechpartner, sind personenbezogene Daten. Sachlich bleiben, nichts Privates notieren, und beim Ausscheiden des Ansprechpartners die Zeilen bereinigen.
Reicht die Vorlage auch für ein Team?
Für den Einzelnen ja. Sobald mehrere Leute dieselben Kunden besuchen, braucht es ein gemeinsames System, sonst hat jeder seine eigene Wahrheit. Das ist die Grenze, an der ein CRM anfängt und trakki bewusst aufhört.