trakki
Außendienst-Tipps: was nach Jahren im Auto wirklich hilft
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 6 Minuten
Die Woche gehört dem Sonntagabend
Wer jeden Morgen neu überlegt, wohin er fährt, verliert dreimal: einmal beim Überlegen, einmal beim Umweg, und einmal abends, wenn der wichtige Kunde wieder nicht dran war.
Zwanzig Minuten am Sonntagabend ersetzen fünf Viertelstunden unter der Woche. Die Frage ist immer dieselbe: Wer ist fällig, wo liegen die Fälligen, und was passt an einem Tag zusammen? Das Verfahren dazu steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Sechs Besuche, nicht acht
Der häufigste Planungsfehler ist Optimismus. Auf dem Papier gehen acht Besuche aus, in der Realität sind es sechs. Der Rest verschwindet in Wartezeiten, Parkplatzsuche, einem Gespräch, das länger dauert, und der Fahrt, die das Navi bei freier Straße gerechnet hat.
Wer mit sechs plant, hält die Woche. Wer mit acht plant, schiebt ab Dienstag vor sich her und plant am Donnerstag alles um.
Nester statt Sterne
Ein Sterngebiet, bei dem du morgens von zu Hause losfährst, einen Kunden besuchst, zurückfährst und wieder los, ist Kilometergeld ohne Umsatz. Ein Nest sind fünf Kunden in zwanzig Minuten Umkreis.
Die Karte zeigt Nester, die Liste nie. Deshalb lohnt es sich, die Kundenliste einmal auf eine Karte zu bringen, auch wenn man das Gebiet zu kennen glaubt. Wie das geht, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
Der schwierigste Kunde kommt vormittags
Das Gespräch, vor dem du dich drückst, wird nicht besser, wenn es um 16:30 stattfindet. Vormittags bist du wacher, der Kunde auch, und wenn es schiefgeht, hast du noch einen halben Tag, um es zu verdauen.
Umgekehrt gehören die angenehmen Kurzbesuche in den späten Nachmittag. Sie brauchen wenig Kopf und retten den Tag, wenn vorher etwas geplatzt ist.
Öffnungszeiten sind Planung, nicht Zufall
Apotheken haben Mittag zu. Ordinationen haben zwei Nachmittage in der Woche geschlossen. Werkstätten nehmen ab 16 Uhr niemanden mehr an. Wer das nicht in der Planung hat, fährt hin und wieder weg.
Ein Satz im Kundendatensatz spart über ein Jahr mehrere volle Tage: *Mittwochnachmittag zu, Freitag nur bis 12*.
Absagen kosten nur, wenn du unvorbereitet bist
Es sagt immer jemand ab. Die Frage ist nicht, ob, sondern was du in dem Loch machst.
Zwei Antworten helfen. Erstens: Führe eine kurze Liste von Kunden im Gebiet, die keinen Termin brauchen, sondern spontan gehen. Zweitens: Wenn zwei Stunden frei werden, rechne den Rest des Tages neu, statt die Lücke auszusitzen. Ein guter Plan verschiebt in so einem Fall den Nachmittag nach vorne und hängt hinten einen Besuch an.
Kaltakquise: drei pro Woche, nicht dreißig im Monat
Kaltakquise scheitert selten an der Ansprache und fast immer am Rhythmus. Wer sie sich für einen Blocktag aufhebt, schiebt den Blocktag.
Drei neue Adressen pro Woche, eingebaut in Touren, die du ohnehin fährst, ergeben über ein Jahr rund 140 Erstkontakte. Das schafft kein Blocktag.
Zwei Dinge machen den Unterschied im Gespräch: Du weißt, warum du gerade bei diesem Betrieb stehst, und du fragst nach dem nächsten Schritt, nicht nach dem Abschluss. „Darf ich Ihnen in vier Wochen zeigen, wie das bei einem Betrieb Ihrer Größe aussieht?" ist eine Frage, auf die man Ja sagen kann.
Neukunden bekommen erst nach drei Besuchen eine Klasse
Ein Neukunde sieht am Anfang immer nach mehr aus, als er wird. Wer ihn sofort in den Zweiwochenrhythmus nimmt, hat nach einem Jahr keine Zeit mehr für die A-Kunden.
Kurzer Rhythmus für drei Besuche, dann ehrlich einordnen. Wie die Einteilung insgesamt funktioniert, steht im Ratgeber Gebietsplanung im Außendienst.
Den Bericht schreibst du im Auto, nicht abends
Fünf Minuten nach dem Besuch, im Auto, bevor du losfährst. Da weißt du noch, wer dabei war und was er gesagt hat.
Abends um 21 Uhr weißt du bei Besuch vier nicht mehr, ob die Frage nach der Lieferzeit vom Einkäufer oder vom Chef kam. Und ein Bericht, den du nicht schreibst, ist in acht Wochen ein Besuch ohne Gedächtnis. Was hineingehört, steht im Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.
Ein Telefonat ist ein halber Besuch, kein ganzer
Telefonate sind das beste Werkzeug für C-Kunden am Rand des Gebiets und das schlechteste für A-Kunden. Wer glaubt, einen wichtigen Kunden telefonisch betreuen zu können, merkt den Irrtum, wenn der Mitbewerber persönlich dort war.
Als Faustregel: Ein Telefonat ersetzt einen Besuch, wenn es um Nachfassen geht. Es ersetzt keinen, wenn es um eine Entscheidung geht.
Übernachten ist billiger, als man denkt
Zweieinhalb Stunden hin und zweieinhalb zurück sind fünf Stunden Fahrt für einen Tag mit vier Besuchen. Zwei Tage mit einer Übernachtung ergeben zehn Besuche bei derselben Fahrzeit.
Die Rechnung, ab wann sich das lohnt, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.
Was du deinem Chef gibst, entscheidest du bewusst
Zahlen, die du meldest, kommen zurück: als Ziel, als Vergleich, als Frage im Quartalsgespräch. Das ist kein Grund, etwas zu verheimlichen, aber ein Grund, sauber zu unterscheiden zwischen dem, was das Unternehmen braucht, und dem, was deine persönliche Arbeitsunterlage ist.
Besuchszahlen und Ergebnisse gehören ins Firmensystem. Deine Notiz, dass der Einkäufer im Juni in Pension geht, ist deine Notiz.
Tipps und Tricks für den Vertrieb, die nichts bringen
Nicht jeder Ratschlag, der in Verkaufsseminaren die Runde macht, hält im Gebiet stand. Vier, die du dir sparen kannst.
„Besuche so viele Kunden wie möglich." Zahl schlägt Auswahl nur in der Statistik. Zwölf Kurzbesuche bei C-Kunden sehen gut aus und bewegen nichts. Vier Besuche bei fälligen A-Kunden bewegen etwas.
„Fahr einfach vorbei, wenn du in der Nähe bist." Klingt effizient, ist es selten. Ein Besuch ohne Anlass verbraucht den nächsten Anlass. Beim übernächsten Mal fehlt dann der Grund.
„Bau eine persönliche Beziehung auf, der Rest kommt von selbst." Halbwahr. Sympathie öffnet die Tür, aber der Auftrag hängt an einem Problem, das du löst. Wer nur Beziehung pflegt, wird geschätzt und nicht bestellt.
„Mach den Bericht am Wochenende." Der teuerste Trick von allen. Was du am Samstag aus dem Gedächtnis schreibst, ist eine Erfindung mit Datum.
So macht es trakki
trakki nimmt die Punkte ab, die man sonst im Kopf behalten muss: Fälligkeit rechnet sich von selbst, die Karte zeigt die Nester, Öffnungszeiten stehen beim Kunden, und wenn jemand absagt, rechnet sich der Rest des Tages neu. Die Kundenliste bleibt dabei auf deinem Gerät. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.
Häufige Fragen
Wie viele Besuche schafft man im Außendienst am Tag?
Sechs an einem normalen Tag mit Fahrzeiten im Gebiet, acht in einer dichten Stadt, drei bis vier bei Anfahrten über eine Stunde. Wer dauerhaft mit mehr plant, plant sich selbst in den Rückstand.
Wie fange ich in einem neuen Gebiet an?
Erst die Liste auf die Karte, dann die A-Kunden in den ersten vier Wochen alle einmal persönlich, dann die Einteilung des Vorgängers überprüfen. Nach einem halben Jahr sieht das Gebiet anders aus als am ersten Tag, und das ist richtig so.
Lohnt sich Kaltakquise im Außendienst überhaupt noch?
Ja, wenn sie nebenbei läuft. Drei Adressen pro Woche in Touren, die du ohnehin fährst, kosten kaum Zeit. Ein eigener Akquisetag kostet einen ganzen Tag und wird als Erstes gestrichen, wenn es eng wird.