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Außendienst-Tipps: was nach Jahren im Auto hilft
Von Manuel Ober · · 7 Minuten Lesezeit
Die Woche gehört an den Freitag
Zehn Minuten am Freitagnachmittag sparen dir in der Woche danach mehr als eine Stunde. Wer jeden Morgen neu überlegt, wohin er fährt, verliert dreimal: beim Überlegen, beim Umweg und am Abend, wenn der wichtige Kunde wieder nicht dran war.
Die Fragen am Freitag sind immer dieselben. Wer ist fällig? Wo liegen die Fälligen? Was passt an einem Tag zusammen? Wie du sie beantwortest, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Sechs Besuche, nicht acht
Plane mit sechs Besuchen am Tag, einer davon darf ausfallen. Auf dem Papier gehen sich acht aus, unterwegs bleiben sechs, weil Wartezeit, Parkplatzsuche und ein Gespräch, das eine Viertelstunde länger dauert, jeden Tag etwas wegnehmen. Dazu kommt, dass Fahrzeiten im Plan meist kürzer sind als auf der Straße.
Wer mit sechs plant und einen Puffer lässt, hält die Woche. Wer mit acht plant, schiebt ab Dienstag Besuche vor sich her und baut am Donnerstag alles um.
Kunden nah beieinander an einem Tag besuchen
Leg Kunden, die nah beieinander liegen, auf denselben Tag. Gut sind fünf Kunden im Umkreis von zwanzig Minuten. Das Gegenteil ist die Sternfahrt: morgens von zu Hause zu einem Kunden, zurück, wieder hinaus zum nächsten. Das ist Kilometergeld ohne Umsatz.
Wo Kunden nah beieinander liegen, siehst du nur auf der Karte, in einer Liste nie. Bring deine Kundenliste deshalb einmal auf eine Karte, auch wenn du das Gebiet zu kennen glaubst. Wie das geht, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
Der schwierigste Kunde kommt vormittags
Leg das Gespräch, vor dem du dich drückst, auf den Vormittag. Um 16:30 wird es nicht leichter. Vormittags bist du wacher, der Kunde auch, und wenn es schiefgeht, bleibt dir ein halber Tag, um es abzuhaken.
Die angenehmen Kurzbesuche gehören in den späten Nachmittag. Sie brauchen wenig Konzentration und retten den Tag, wenn vorher etwas geplatzt ist.
Öffnungszeiten sind Planung, nicht Zufall
Schreib die Öffnungszeiten deiner Kunden auf, bevor du planst. Apotheken haben mittags zu, Ordinationen an ein, zwei Nachmittagen, Werkstätten nehmen ab 16 Uhr niemanden mehr an. Wer das nicht im Plan hat, steht vor verschlossener Tür und fährt wieder weg.
Ein Satz beim Kunden in deiner Liste genügt: Mittwochnachmittag zu, Freitag nur bis 12. Er erspart dir übers Jahr mehrere Fehlfahrten.
Absagen kosten nur, wenn du unvorbereitet bist
Plane die Lücke, bevor die Absage kommt. Es sagt jede Woche jemand ab. Die Frage ist nur, was du mit den zwei freien Stunden machst.
Zwei Dinge helfen. Führ eine kurze Liste von Kunden im Gebiet, die keinen Termin brauchen und auch spontan gehen. Und rechne den Rest des Tages neu, statt die Lücke auszusitzen: den Nachmittag nach vorne ziehen, hinten einen Besuch anhängen. Wie viele feste Termine ein Tag verträgt und wen du als Ersatz in der Nähe bereithältst, steht im Ratgeber Terminplanung im Außendienst.
Kaltakquise: drei pro Woche, nicht dreißig im Monat
Nimm dir pro Woche drei neue Adressen vor und bau sie in Touren ein, die du ohnehin fährst. Das ergibt bei rund 46 Arbeitswochen etwa 140 Erstkontakte im Jahr. Einen eigenen Akquisetag schiebst du dagegen von Woche zu Woche vor dir her.
Kaltakquise scheitert selten an der Ansprache, fast immer an der Regelmäßigkeit. Im Gespräch machen zwei Dinge den Unterschied: Du weißt, warum du gerade bei diesem Betrieb stehst. Und du fragst nach dem nächsten Schritt, nicht nach dem Abschluss. „Darf ich Ihnen in vier Wochen zeigen, wie das bei einem Betrieb Ihrer Größe aussieht?“ ist eine Frage, auf die man Ja sagen kann.
Neukunden bekommen erst nach drei Besuchen eine Klasse
Ein Neukunde sieht am Anfang größer aus, als er wird. Nimmst du ihn sofort in den Zweiwochenrhythmus, fehlt dir nach einem Jahr die Zeit für die A-Kunden.
Besuch ihn dreimal in kurzem Abstand, dann stuf ihn ehrlich ein. Wie die Einteilung in Klassen funktioniert, steht im Ratgeber Gebietsplanung im Außendienst.
Die Notiz schreibst du im Auto, nicht abends
Schreib die Notiz gleich nach dem Besuch im Auto, bevor du den Motor startest. Da weißt du noch, wer dabei war und was er gesagt hat. Abends um 21 Uhr weißt du bei Besuch vier nicht mehr, ob die Frage nach der Lieferzeit vom Einkäufer kam oder vom Chef.
Eine Notiz, die du nicht schreibst, ist in acht Wochen ein vergessener Besuch. Was hineingehört, steht im Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.
Ein Telefonat ist ein halber Besuch
Nutz das Telefon fürs Nachfassen und für C-Kunden am Rand des Gebiets. Wer einen wichtigen Kunden nur anruft, merkt den Fehler, sobald ein Mitbewerber persönlich dort war.
Als Faustregel: Geht es ums Nachfassen, reicht der Anruf. Geht es um eine Entscheidung, fahr hin.
Übernachten ist oft besser als Heimfahren
Rechne es einmal durch, für eine Gegend zweieinhalb Stunden von zu Hause. Ohne Übernachtung fährst du an zwei Tagen je fünf Stunden und schaffst je vier Besuche: zehn Stunden Fahrt für acht Besuche. Mit einer Übernachtung fährst du nur einmal hin und zurück: fünf Stunden Fahrt für zehn Besuche.
Wann sich das lohnt und wie du die zwei Tage legst, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.
Was ins Firmensystem gehört und was deine Notiz ist
Trenne, was das Unternehmen braucht, von deiner persönlichen Arbeitsunterlage. Zahlen, die du meldest, kommen zurück: als Ziel, als Vergleich, als Frage im Quartalsgespräch. Das ist kein Grund, weniger zu melden. Es ist ein Grund, beides zu trennen.
Besuchszahlen und Ergebnisse gehören ins Firmensystem. Deine Notiz, dass der Einkäufer im Juni in Pension geht, bleibt bei dir.
Vier Vertriebs-Tipps, die du dir sparen kannst
Nicht jeder Ratschlag aus dem Verkaufsseminar hält im Gebiet stand.
„Besuche so viele Kunden wie möglich.“ Zwölf Kurzbesuche bei C-Kunden sehen gut aus und bewegen nichts. Vier Besuche bei fälligen A-Kunden bewegen etwas.
„Fahr einfach vorbei, wenn du in der Nähe bist.“ In der Nähe sein ist kein Anlass, fällig sein schon. Ein Besuch ohne Anlass ist ein verschenkter Besuch, und beim nächsten Mal fehlt dir der Grund zu kommen.
„Bau eine persönliche Beziehung auf, der Rest kommt von selbst.“ Halb wahr. Sympathie öffnet die Tür, den Auftrag bekommst du für ein Problem, das du löst. Wer nur die Beziehung pflegt, wird geschätzt, bekommt aber keine Bestellung.
„Mach den Bericht am Wochenende.“ Was du am Samstag aus dem Gedächtnis schreibst, ist eine Erfindung mit Datum.
So macht es trakki
trakki nimmt dir ab, was du sonst im Kopf behalten musst. Du legst fest, wie oft ein Kunde dran ist, etwa alle 60 Tage, und die Ampel zeigt dir, wer überfällig ist. Auf der Karte siehst du, welche Kunden nah beieinander liegen. Öffnungszeiten, auch mit Mittagssperre, stehen beim Kunden, und die Wochenplanung hält sie ein. Wird ein Platz frei, schlägt trakki Kunden in der Nähe vor, und ein Kunde, bei dem du umsonst warst, bleibt fällig.
Die Notiz zum Besuch tippst du oder sprichst sie ein, am iPhone mit dem Knopf in der App, am Android-Handy mit dem Mikrofon deiner Tastatur. Deine Kundenliste liegt auf deinem Gerät, ein trakki-Konto brauchst du nicht. trakki kommt für iPhone und Android. Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen, zur Startseite.
Häufige Fragen
Wie viele Besuche schafft man im Außendienst am Tag?
Sechs an einem normalen Tag mit Fahrzeiten im Gebiet, acht in einer dichten Stadt, drei bis vier bei Anfahrten über eine Stunde. Wer dauerhaft mit mehr plant, plant sich selbst in den Rückstand.
Wie fange ich in einem neuen Gebiet an?
Bring zuerst die Kundenliste auf die Karte. Besuch dann in den ersten vier Wochen alle A-Kunden einmal persönlich. Danach prüfst du die Einteilung deines Vorgängers. Nach einem halben Jahr sieht das Gebiet anders aus als am ersten Tag, und das ist richtig so.
Lohnt sich Kaltakquise im Außendienst überhaupt noch?
Ja, wenn sie nebenbei läuft. Drei Adressen pro Woche in Touren, die du ohnehin fährst, kosten kaum Zeit. Ein eigener Akquisetag kostet einen ganzen Tag und wird als Erstes gestrichen, wenn es eng wird.