Tourenplaner Außendienst kostenlos: was wirklich geht

Von Manuel Ober · 20. September 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Drei Sorten „kostenlos"

Wer nach einem kostenlosen Tourenplaner sucht, bekommt drei verschiedene Dinge, und der Unterschied entscheidet, ob es für dich reicht.

Dauerhaft gratis, aber mit einer Obergrenze. Google Maps und RouteXL kosten nichts, planen aber nur eine bestimmte Zahl von Zielen. Für einen Tag reicht das oft, für eine Woche nie.

Gratis auf Zeit. Die Probemonate der großen Anbieter. Danach steht ein Preis da, und der ist bei Außendienst-Software für Firmen gemacht, nicht für einen Einzelnen.

Gratis, weil du die Arbeit machst. Eine Excel-Vorlage kostet nichts und kann alles, was du selbst hineinrechnest. Der Preis ist dein Sonntagabend.

Google Maps: gratis, aber zehn Orte sind Schluss

Google Maps plant mehrere Ziele in einer Route, und das kostet nichts. Die Grenze steht in der Google-Hilfe: „Bis zu neun Zwischenstopps sind möglich, einschließlich des Endziels" — mit dem Start also zehn Orte (Google-Maps-Hilfe, abgerufen am 20. September 2026).

Für einen Außendiensttag mit sechs Besuchen reicht das. Was fehlt: Google Maps weiß nicht, wer von deinen Kunden fällig ist. Es beantwortet die Frage „in welcher Reihenfolge", nicht die Frage davor: „welche sechs". Mehr dazu im Ratgeber Tourenplanung mit Google Maps.

Dazu kommt Google My Maps: Eine Excel- oder CSV-Liste hochladen, und jede Adresse wird ein Punkt auf der Karte. Auch das ist gratis und der schnellste Weg, ein Gebiet zum ersten Mal zu sehen. Geplant wird damit nichts, aber gesehen viel — die Anleitung steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

RouteXL: 20 Adressen gratis, darüber kostenpflichtig

RouteXL sortiert eine Liste von Adressen zur kürzesten Route. Kostenlos sind „bis zu 20 Stopps pro Route". Darüber verlangt der Anbieter Geld: RouteXL 100 (bis 100 Stopps) kostet 5 Euro pro Tag oder 35 Euro im Monat, RouteXL 200 (bis 200 Stopps) 10 Euro pro Tag oder 70 Euro im Monat (RouteXL-Preisseite, abgerufen am 20. September 2026).

Damit ist RouteXL das beste Gratis-Werkzeug für den Fall „ich habe heute 18 Adressen und will die kürzeste Runde". Es ist kein Tourenplaner für ein Gebiet: Besuchsrhythmus, letzter Besuch und Öffnungszeiten kommen darin nicht vor.

Excel: kostenlos, solange du selbst rechnest

Eine Tabelle mit Kunde, letztem Besuch, Rhythmus und nächster Fälligkeit kostet nichts und funktioniert erstaunlich lange. Eine fertige Vorlage zum Herunterladen liegt im Ratgeber Tourenplanung mit Excel-Vorlage, samt der Formel, die dir „fällig" von selbst ausrechnet.

Ehrlich dazu: Excel rechnet keine Fahrzeit. Wer 50 Kunden mit drei Rhythmen führt, verbringt damit pro Woche eine halbe bis eine ganze Stunde. Das ist der wahre Preis dieser Variante.

Gratis auf Zeit: die Probemonate

Die großen Anbieter lassen dich testen, und das ist fair. portatour® zum Beispiel wirbt mit 30 Tagen kostenlos ohne Kreditkarte. Danach steht auf der Preisseite für Österreich: 79,95 Euro pro Person und Monat (netto, bei zwölf Monaten Vertragslaufzeit) oder 89,95 Euro bei drei Monaten (portatour-Preisseite, abgerufen am 20. September 2026).

Das ist kein unfairer Preis für das, was die Software kann — es ist nur ein Preis für ein Firmenbudget. Wer als Einzelner sucht, sucht meistens genau deshalb weiter. Die nüchterne Gegenüberstellung steht unter portatour-Alternative für Einzelne.

Die vier Grenzen, an denen jedes Gratis-Werkzeug endet

Es weiß nicht, wer dran ist. Kein kostenloser Routenplaner kennt deinen Besuchsrhythmus. Das ist die Arbeit, die im Außendienst wirklich Zeit frisst.

Es rechnet die Fahrt, nicht den Tag. Die Zeit beim Kunden, die Pause, die Parkplatzsuche fehlen. Sechs Fahrten mit je sieben Minuten Abweichung sind am Abend vierzig Minuten.

Es kennt keine Öffnungszeiten. Die Ordination mit dem freien Mittwochnachmittag steht in keiner Karte.

Es rechnet nichts neu. Sagt jemand ab, ordnest du den Rest des Tages selbst um.

Was bei trakki gratis ist und was nicht

Kostenlos: die ganze App, mit Beispieldaten oder deinen eigenen, zeitlich unbegrenzt, ohne Konto, ohne Kreditkarte, ohne E-Mail-Adresse. Keine abgespeckte Fassung, keine gesperrten Knöpfe.

Kostenpflichtig: Wer dauerhaft damit plant, zahlt 9,99 Euro im Monat oder 99 Euro im Jahr über App Store oder Google Play, jederzeit kündbar. Wer aufhört, nimmt seine Daten mit — sie liegen ohnehin auf dem Gerät.

Die Apps für iPhone und Android sind in Vorbereitung. Trag dich ein, dann sag ich dir Bescheid, sobald du trakki laden kannst.

Was ich an deiner Stelle nehmen würde

1. Bis etwa 20 Kunden ohne festen Rhythmus: Google Maps, fertig. Alles andere ist Aufwand ohne Gegenwert.
2. Eine große Tour, einmalig: RouteXL gratis bis 20 Adressen, für einen Tag mit 80 Stopps die 5 Euro.
3. Fester Besuchsrhythmus, 50 bis 300 Kunden: Excel-Vorlage, und wenn der Sonntagabend zu lang wird, eine App, die Fälligkeit und Fahrzeit selbst rechnet.
4. Team mit CRM und zentraler Auswertung: eine Firmenlösung. Dafür ist trakki nicht gebaut.

Häufige Fragen

Gibt es eine dauerhaft kostenlose Tourenplanung für 200 Kunden?

Für die Routen ja, für die Planung nein. Kostenlose Werkzeuge sortieren Adressen (RouteXL bis 20, Google Maps bis zehn Orte); welche 200 Kunden wann dran sind, führst du bei allen selbst in einer Liste. Ab dieser Größe ist die Frage nicht mehr „was kostet nichts", sondern „was kostet weniger als meine Zeit".

Ist Google Maps für den Außendienst wirklich kostenlos?

Für die normale Nutzung im Auto und am Rechner ja, auch My Maps. Kosten entstehen erst, wenn eine Firma die Google-Schnittstellen in eigene Software einbaut, das betrifft Entwickler und nicht dich.

Was kostet trakki, und was ist an der Gratis-Fassung eingeschränkt?

Ausprobieren ist unbegrenzt und vollständig, auch mit den eigenen Kunden. Wer damit plant, zahlt 9,99 Euro im Monat oder 99 Euro im Jahr über den Store. Die Apps sind noch in Vorbereitung.

Lohnt sich eine 30-Tage-Probe, wenn ich allein unterwegs bin?

Zum Anschauen ja, zum Entscheiden nur bedingt: In 30 Tagen erlebst du einen Monat deines Rhythmus, aber nicht den Quartalswechsel und nicht den Urlaub, in dem alles liegenbleibt. Frag dich vorher, was nach dem Testmonat passiert, wenn die Rechnung kommt und die Kundenliste im Konto des Anbieters liegt.