trakki
Tourenplanung für den Pharma-Außendienst: Apotheken, Ordinationen, Fälligkeiten
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 3 Minuten
Der Pharma-Außendienst hat drei Besonderheiten
Wer Apotheken und Ordinationen betreut, plant anders als jemand, der Baustellen oder Werkstätten anfährt.
Der Rhythmus ist die Pflicht. Eine A-Apotheke alle vier Wochen, eine Ordination alle sechs, ein C-Kunde zweimal im Jahr. Das ist keine Empfehlung, sondern die Vorgabe, an der am Quartalsende gemessen wird. Wer den Rhythmus aus dem Kopf verwaltet, verliert Kunden aus dem Blick, bis sie überfällig sind.
Die Zeitfenster sind eng. Apotheken haben Mittagspause, Ordinationen Sprechstunden, und in beiden ist der Vormittag zwischen zehn und zwölf der schlechteste Moment für ein Gespräch. Ein Plan, der die Zeiten nicht kennt, schickt dich um 12:45 vor eine geschlossene Tür.
Die Kundenliste ist Firmeneigentum. Welche Apotheke welchen Umsatz macht und wer dort entscheidet, ist vertraulich. Eine Tourenplanung, die diese Liste in eine fremde Cloud lädt, ist ein Problem, bevor sie das erste Mal geholfen hat.
So sieht die Woche mit trakki aus
Freitag, zehn Minuten. Die Karte zeigt jede Apotheke und Ordination mit ihrer Fälligkeit: rot überfällig, gelb in den nächsten zwei Wochen, grün erledigt. Du siehst auf einen Blick, welches Nest dran ist, und legst die Woche darum. trakki rechnet die Fahrzeiten für alle Besuche des Tages, mit Öffnungszeiten, Sprechstunden und Pause.
Montag, sieben Uhr. Der Tag steht am Handy: erster Besuch, Uhrzeit, Fahrzeit zum nächsten. Die Navigation zum Kunden übergibt trakki an dein Navi.
Dienstag, neun Uhr, Absage. Die Ordination hat heute keine Sprechstunde. Du ziehst den Besuch auf Donnerstag, der Rest des Tages rechnet sich neu, und ein Kunde aus der Nähe rückt nach.
Freitag, vier Uhr. Jeder Besuch ist mit einer Zeile dokumentiert: wann, mit wem, was besprochen. Der Bericht fürs Quartal ist eine Excel-Ausgabe, kein Abend am Schreibtisch.
Wie die Wochenplanung im Einzelnen geht, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Was trakki für Pharma konkret mitbringt
- Besuchsrhythmus je Kunde, mit Fälligkeit auf der Karte und in der Liste.
- Öffnungszeiten und Sprechstunden beim Kunden, sie rechnen bei jeder Planung mit.
- Kategorien wie A-Kunde, Kette oder Neukunde, als Farbe auf der Karte, ein- und ausblendbar.
- Besuchsdokumentation: Besuch und Telefonat je Kunde, mit Datum und Notiz, als Excel herausgebbar.
- Kundenliste aus Excel einlesen, mit dem amtlichen Adressregister für Österreich, und jederzeit wieder mitnehmen.
- Übernachtungen für große Gebiete, mit Mehrtagestouren, die um das Hotel herum liegen.
Was bei dir bleibt
trakki hat keinen Server, auf dem deine Kundenliste liegt. Alles ist auf deinem Gerät. Handy und Rechner gleichen sich über deinen eigenen Speicher ab oder zu Hause über dein WLAN, und was du deinem Chef gibst, entscheidest du: einen Bericht als Excel, nicht einen Zugang zu deinen Daten.
Das ist kein Nebensatz. Für viele Pharmaunternehmen ist es die Bedingung, unter der eine Referentin überhaupt ein eigenes Werkzeug benutzen darf. Mehr dazu im Abschnitt Deine Kunden bleiben deine Kunden.
Für wen trakki nicht gemacht ist
Für Teams mit zwanzig Referenten und einem Vertriebsleiter, der ein Dashboard will, ist trakki das falsche Werkzeug. Es gibt keine Teamansicht und keinen Manager-Zugang. trakki ist für den Einzelnen gebaut, der seine Woche selbst plant und seine Daten selbst verwaltet. Wer das will, bekommt es ohne Konto, ohne Cloud und ab 9,99 Euro im Monat.
Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende Apothekenliste übernehmen?
Ja. Excel-Liste mit Adressen einlesen, trakki rechnet die Adressen in Kartenpunkte um und zeigt, welche es nicht gefunden hat. Wie die Liste dafür aussehen sollte, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
Kann ich verschiedene Rhythmen für Apotheken und Ordinationen setzen?
Ja, der Rhythmus gehört zum Kunden, nicht zur Kategorie. Eine A-Apotheke alle 30 Tage, eine Ordination alle 45, ein Neukunde alle 14: alles gleichzeitig möglich.
Läuft trakki auch am Rechner?
Die Fassung für Mac und Windows kommt nach den Apps für iPhone und Android. Der Abgleich zwischen deinen Geräten läuft dann über deinen eigenen Speicher oder zu Hause über dein WLAN.