trakki
Tourenplanung für den Pharma-Außendienst
Von Manuel Ober · · 4 Minuten Lesezeit
Drei Dinge zählen im Pharma-Außendienst
Rhythmus und Öffnungszeiten entscheiden, ob eine Woche aufgeht. Und die Kundenliste muss vertraulich bleiben.
Der Rhythmus ist die Vorgabe. Die A-Apotheke alle vier Wochen, die Ordination alle sechs, der C-Kunde zweimal im Jahr: Daran wirst du am Quartalsende gemessen. Wer das im Kopf führt, merkt erst, dass jemand fehlt, wenn er schon überfällig ist.
Die Zeitfenster sind schmal. Apotheken sperren mittags zu, Ordinationen haben Sprechstunden. Ein Plan, der das nicht kennt, schickt dich um 12:45 vor eine versperrte Tür.
Die Kundenliste ist vertraulich. Welche Apotheke wie viel umsetzt und wer dort entscheidet, gehört nicht auf den Server eines fremden Anbieters. Frag vorher, wohin eine Planungs-App deine Liste schickt.
Eine Woche mit trakki
Freitag. Auf der Karte ist jede Apotheke und Ordination eingefärbt: rot überfällig, gelb bald fällig, grün in Ordnung. Du tippst auf „Woche planen“. trakki legt die Besuche nach Fälligkeit auf die Tage, mit Fahrzeiten, Öffnungszeiten und deiner Mittagspause.
Montag, sieben Uhr. „Heute“ zeigt den ersten Besuch, die Fahrzeit zum nächsten und wann du laut Plan abends wieder zu Hause bist. Zum Losfahren öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze.
Dienstag, Absage. Die Ärztin ist heute außer Haus. Du ziehst den Besuch auf Donnerstag und siehst sofort, welchen Umweg das macht. Für den freien Platz schlägt trakki Kunden in der Nähe vor.
Vor versperrter Tür. Du tippst auf „Nicht angetroffen“. Der Kunde zählt nicht als besucht, bleibt fällig und kommt nach ein paar Werktagen wieder in den Plan.
Nach dem Besuch. Eine Notiz genügt: wann, mit wem, was besprochen, was du beim nächsten Mal mitbringst. Am iPhone sprichst du sie ein, am Android-Handy diktierst du mit dem Mikrofon deiner Tastatur. Deine Besuche gibst du als Excel-Datei weiter. Das Quartal filterst du dir in Excel heraus. Was in einen guten Besuchsbericht gehört, zeigt der Ratgeber Besuchsbericht im Außendienst.
Wie die Wochenplanung im Einzelnen geht, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Was trakki für Apotheken und Ordinationen mitbringt
- Rhythmus: alle 30 Tage oder sechsmal im Jahr, für alle gleich oder je Kunde eigen. Die Segmente A+ bis D schlagen dir einen vor.
- Öffnungszeiten und Sprechstunden mit mehreren Zeitfenstern am Tag, auch mit Mittagssperre. trakki plant nur in diese Fenster.
- Kunden „Nur mit Termin“: trakki plant sie nicht von selbst ein. Sobald sie fällig sind, stehen sie in der Liste „Termine ausmachen“.
- Telefonat als Besuch: Bei Kunden, die du lieber anrufst, zählt auf Wunsch auch das Telefonat.
- Kategorien wie Apotheke, Ordination oder Kette, mit eigener Farbe auf der Karte.
- Aufgaben am Kunden: „Muster mitnehmen“ erscheint beim nächsten Besuch.
- Übernachtung für große Gebiete: Der nächste Tag beginnt im Hotel.
- Kundenliste aus Excel: Die Vorlage in der App zeigt dir, welche Spalten du brauchst. Name und Adresse reichen.
Was bei dir bleibt
trakki hat keinen Server, auf dem deine Kundenliste liegt, und du brauchst kein Konto. Die Liste liegt auf deinem Handy. Nutzt du den Sync, legt trakki eine Datei in deiner eigenen Cloud ab (Google Drive oder OneDrive) oder auf deiner NAS. Diese Datei ist mit deinem Sync-Passwort verschlüsselt. Für Adresssuche und Fahrzeiten gehen Adressen und Koordinaten an Stadia Maps, keine Notizen. Tippst du einen Kundennamen ein, geht auch dieser Name hin, damit du die Firma vorgeschlagen bekommst. Schreib in die Notizen keine Patientendaten. Ob du Firmendaten in eine eigene App laden darfst, regelt dein Arbeitgeber. Frag im Zweifel vorher nach.
Für wen trakki nicht gemacht ist
trakki plant die Woche eines Einzelnen. Es gibt keine Teamansicht und keinen Zugang für Vertriebsleiter. Wer zwanzig Referenten steuert und eine Übersicht über alle braucht, ist hier falsch. Wer seine Woche selbst plant und seine Daten selbst verwaltet, ist richtig. Im Browser siehst du dir trakki mit Beispielkunden an, auf der Startseite.
Häufige Fragen
Kann ich meine Apothekenliste übernehmen?
Ja, als Excel-Datei (.xlsx). trakki erkennt deine Spalten, du bestätigst kurz. Danach sucht trakki die Adressen auf der Karte und zeigt dir, welche es nur ungefähr gefunden hat. Wie die Liste aussehen sollte, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
Kann ich verschiedene Rhythmen für Apotheken und Ordinationen setzen?
Ja. Jeder Kunde kann einen eigenen Rhythmus haben: die A-Apotheke alle 30 Tage, die Ordination alle 45, der Neukunde alle 14.
Läuft trakki auch am Rechner?
Ja, als Windows-App aus dem Microsoft Store, dazu iPhone, iPad und Android-Handys. Bis zum Start kannst du dir trakki am Rechner im Browser ansehen, mit Beispielkunden.