trakki
Tourenplanung Servicetechniker: Wartung und Kundendienst
Von Manuel Ober · · 4 Minuten Lesezeit
Wartung ist planbar, Störung nicht
Der Kundendienst lebt in zwei Welten. Die Wartung hat einen Rhythmus: Heizung jährlich, Aufzug vierteljährlich, die Kaffeemaschine in der Betriebskantine monatlich. Die Störung hat keinen. Sie kommt um halb neun, und der Kunde wartet.
Wer beides im Notizbuch führt, verliert die Wartungen aus dem Blick, sobald eine Woche voller Störungen war. Im Herbst sind dann 40 Heizungen überfällig, und aus überfälligen Wartungen werden Störungen.
Wartungen als Fälligkeit
In trakki ist jede Anlage ein Kunde mit Rhythmus: alle 365 Tage, alle 90, alle 30. Aus dem letzten Besuch und dem Rhythmus ergibt sich die Fälligkeit. Die Karte zeigt sie in Farben: rot überfällig, gelb bald fällig, grün in Ordnung.
Du tippst auf „Woche planen“, und trakki legt die Woche aus den roten und gelben Punkten an, mit wenig Umweg: ein Tag im Norden, ein Tag im Süden. Die Dauer vor Ort stellst du je Anlage ein: 90 Minuten für die Heizungswartung, 20 für die Sichtprüfung. Wie die Anlagenliste auf die Karte kommt, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.
Eine Störung kommt dazwischen
Halb neun, das Telefon läutet. In der Volksschule in Wels ist die Heizung ausgefallen, die Kinder sitzen mit Jacken in der Klasse. Das geht vor.
Du legst die Schule als festen Termin um zehn in den Tag und tippst auf „Neu planen“. Der Termin bleibt, wo du ihn hingelegt hast, und trakki plant den Rest des Tages drumherum. Vier Wartungen lagen noch vor dir. Jetzt gehen sich vielleicht zwei aus. Die anderen zwei bleiben auf der Karte rot oder gelb, du musst sie dir nicht merken. Hat diese Woche keinen Platz mehr, stehen sie beim Planen der nächsten Woche vorn.
Eine Liste weiß nicht, dass die Störung in Wels liegt und die nächste Wartung in Steyr. Die Karte schon.
Was beim letzten Mal war
Was du getauscht hast, welches Teil gefehlt hat, wer der Hausmeister ist: Je Anlage steht jeder Besuch mit Notiz in der Kundenakte. Eine Aufgabe wie „Filter mitbringen“ hängt direkt an der Anlage. Vor der Anfahrt schaust du in die Akte, statt im Büro anzurufen.
Den Nachweis für Kunden oder Betrieb gibst du als Excel-Datei weiter: alle Besuche mit Datum und Notiz.
Ein Tag mit trakki
Sieben Uhr. Der Tag steht am Handy: fünf Wartungen in einer Gegend, Fahrzeiten dazwischen, geplante Zeit je Anlage. Zum ersten Kunden öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze.
Halb neun. Die Schule in Wels. Du legst sie auf zehn und planst neu.
Bei jeder Anlage. Eine Zeile: was gemacht, was fehlt, wann wieder.
Freitag. Statt jeden Abend von Hand zu schreiben, gibst du deine Besuche als Excel-Datei aus. Die Woche suchst du dir darin heraus.
Welche Software wofür
Für die Einsatzplanung gibt es drei Arten von Werkzeugen, und jede löst etwas anderes.
Field-Service-Systeme steuern ein ganzes Team: Aufträge verteilen, Techniker zuordnen, Ersatzteile buchen, Zeiten erfassen. Sie lohnen sich, wenn eine Zentrale mehrere Techniker schickt. Wer sein Gebiet selbst plant, braucht sie nicht.
Routenoptimierer bringen viele Adressen in eine Reihenfolge mit wenig Weg. Sie helfen bei zwanzig Stopps am Tag, also eher bei Lieferdiensten als im Service, wo ein Einsatz oft eine Stunde dauert. Was die kostenlosen unter ihnen schaffen, steht im Ratgeber Tourenplaner Außendienst kostenlos.
Planungswerkzeuge für den Einzelnen beantworten die Frage, die im Service täglich kommt: Welche Anlage ist fällig, was liegt auf dem Weg, geht sich der Nachmittag noch aus? Dafür ist trakki gebaut.
Einen Überblick über alle fünf Arten, auch Excel und Kartendienste, gibt der Ratgeber Außendienst-Software.
Was bei dir bleibt
Anlagenlisten mit Standorten und Ansprechpartnern gehören nicht auf den Server eines fremden Anbieters. trakki hat keinen Server, auf dem sie liegen, und du brauchst kein Konto. Die Liste liegt auf deinem Handy. Nutzt du den Sync, liegt eine mit deinem Sync-Passwort verschlüsselte Datei in deiner eigenen Cloud (Google Drive oder OneDrive) oder auf deiner NAS. Schreib trotzdem keine Zugangscodes in die Notizen. Für Adresssuche und Fahrzeiten gehen Adressen und Koordinaten an Stadia Maps, keine Notizen. Tippst du einen Kundennamen ein, geht auch dieser Name hin, damit du die Firma vorgeschlagen bekommst.
Wo trakki aufhört
trakki ist kein Auftragssystem, keine Disposition für ein Team und keine Ersatzteilverwaltung. Es plant die Besuche eines Technikers mit eigenem Gebiet und hält die Notizen je Anlage fest. Wer eine Zentrale hat, die Aufträge verteilt, nutzt trakki für den eigenen Tag. Im Browser kannst du trakki mit Beispielkunden ansehen, auf der Startseite.
Häufige Fragen
Kann ich die Zeit vor Ort je Anlage hinterlegen?
Ja. Du stellst die Besuchsdauer je Anlage ein, und trakki rechnet damit den Tag durch. So passen eine Heizungswartung mit 90 Minuten und eine Sichtprüfung mit 20 in denselben Tag.
Was ist mit Anlagen ohne Straßenadresse, etwa Pumpstationen?
Du setzt die Kartenposition einmal von Hand fest. Danach rechnet trakki die Fahrzeit dorthin wie zu jeder Adresse.
Kann mein Betrieb die Einsätze sehen?
Nur, was du weitergibst: die Excel-Datei mit Datum, Anlage, Adresse und Notiz. Sie enthält alle erfassten Besuche und Telefonate. Einen Zugang von außen gibt es nicht, denn es gibt keinen trakki-Server, auf dem deine Daten liegen.