Tourenplanung für Handelsvertreter: großes Gebiet

Von Manuel Ober · 6. September 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Das Problem ist nicht die Fahrt, sondern die Auswahl

Ein Handelsvertreter mit 400 Kunden in drei Bundesländern fragt sich jeden Montag: Wohin diese Woche? Er weiß, wo die Kunden sind. Aber 400 sind zu viele für den Kopf.

Die meisten lösen das mit Gewohnheit: dieselben Runden, dieselben Kunden. Wer am Rand des Gebiets sitzt, sieht den Vertreter einmal im Jahr. Dort holt dann ein anderer die Aufträge.

Fälligkeit statt Gewohnheit

Jeder Kunde bekommt einen Rhythmus: der große Fachhändler alle drei Wochen, das kleine Geschäft alle acht, der Neukunde alle zwei, bis er läuft. Aus Rhythmus und letztem Besuch ergibt sich, wer dran ist.

Bei 400 Kunden stellst du das nicht 400-mal ein. Viele Vertreter teilen ihre Kunden ohnehin in Segmente: A+ für die wichtigsten, dann A, B und C, zuletzt D für Kunden ohne Besuchsziel. Bringt deine Excel diese Segmente mit, fragt trakki beim Import einmal, wie oft du jedes besuchen willst. Vorgeschlagen sind zum Beispiel zehn Besuche im Jahr für A+ und fünf für C. Für alle übrigen legst du einen Rhythmus auf einmal fest, etwa alle 60 Tage.

Die Farbe auf der Karte zeigt es: rot überfällig, gelb bald fällig, grün in Ordnung. Damit ändert sich die Frage. Statt „Wohin?“ fragst du: Wo liegen diese Woche die meisten roten und gelben Punkte? Das liest du an der Karte ab, statt 400 Zeilen durchzugehen. Bringt deine Excel Umsatz oder Menge mit, färbst du die Karte nach der Entwicklung gegen das Vorjahr und siehst, wo ein Kunde nachlässt.

Wie die Liste auf die Karte kommt, steht im Ratgeber Kundenliste aus Excel auf die Karte bringen.

Große Gebiete heißen Mehrtagestouren

Wer drei Bundesländer betreut, fährt nicht jeden Abend heim. Faustregel: Die Nacht lohnt sich, wenn Heimfahrt und Anfahrt am nächsten Morgen zusammen über zwei Stunden kosten und in der Gegend ein zweiter voller Tag wartet. Das Hotel suchst du beim ersten Kunden des nächsten Tages, nicht in der Stadt, die du kennst.

In trakki trägst du die Übernachtung im Wochenplan ein. Der Tag endet dann im Hotel, der nächste beginnt dort. Mehr dazu im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.

Eine Woche mit trakki

Freitag. Karte auf: Wo häufen sich rote und gelbe Punkte? Die meisten liegen in einer Gegend, zwei Stunden von daheim. Du tippst auf „Woche planen“. trakki legt die Woche nach Fälligkeit an und rechnet Fahrzeiten, Öffnungszeiten und deine Mittagspause ein. Danach trägst du für Dienstag dort eine Übernachtung ein, und trakki rechnet die betroffenen Tage neu.

Unterwegs. Der Tag steht am Handy. Beim Kunden schreibst du eine Zeile: was besprochen, was bestellt, wann wieder. Beim nächsten Besuch liest du sie in der Kundenakte nach. Für die Fahrt zum nächsten Kunden öffnet trakki Google Maps, Apple Maps oder Waze.

Absage. Der dritte Kunde hat heute keine Zeit. Du ziehst ihn auf einen anderen Tag und siehst sofort, wie viel Umweg das kostet. Für den freien Platz schlägt trakki Kunden in der Nähe vor.

Monatsende. Du gibst die Besuche als Excel-Datei weiter, für die Buchhaltung oder den Auftraggeber. Darin stehen alle Besuche und Telefonate, eine Zeile je Eintrag. Was einen Auftraggeber nicht betrifft, löschst du vorher in Excel.

Wenn du mehrere Auftraggeber hast

Vertrittst du einen Werkzeughersteller und eine Schraubenfirma, bekommt jeder Auftraggeber eine Kategorie mit eigener Farbe. Ein Kunde kann mehrere tragen, etwa beide Auftraggeber und dazu „Großkunde“. Auf der Karte blendest du eine Kategorie ein oder aus. So siehst du nur die Kunden eines Auftraggebers. Die Woche plant trakki aber immer über alle fälligen Kunden, nicht je Auftraggeber.

Warum die Kundenliste auf deinem Handy liegt

Für einen Selbstständigen ist die Kundenliste das Geschäft. Liegt sie auf dem Server eines Softwareanbieters, gelten dessen Regeln. trakki hat keinen solchen Server, und du brauchst kein Konto. Die Liste liegt auf deinem Handy.

Nutzt du ein zweites Gerät, läuft der Sync über deine eigene Cloud: Google Drive oder OneDrive. Auch deine NAS daheim geht. Dort liegt dann eine Datei mit deinen Daten. Die Datei ist mit deinem Sync-Passwort verschlüsselt. Geht das Handy verloren, meldest du dich am neuen in derselben Cloud an, gibst das Sync-Passwort ein, und dein Stand ist wieder da. Heb das Passwort deshalb gut auf.

Für Adresssuche und Fahrzeiten fragt trakki den Kartendienst Stadia Maps. Bei der Suche bekommt Stadia die Adresse, bei den Fahrzeiten nur Koordinaten. Tippst du im Namensfeld eines Kunden, geht auch der Name hin, damit trakki dir die Firma vorschlagen kann. Deine Notizen bekommt Stadia nie. Was sonst noch ins Internet geht, steht in der Datenschutzerklärung.

Was trakki nicht ist

trakki ist kein CRM: Es schreibt keine Angebote, erfasst keine Aufträge und verwaltet keine Teams. Es plant die Woche und hält die Besuche fest. Wofür ein CRM gebaut ist und wofür nicht, steht im Ratgeber Außendienst-Software. Aufträge bleiben in deinem System. Gibt dein System die Kunden als Excel-Datei aus, liest trakki sie ein. Die Besuche gehen als Excel-Datei zurück. Auf der Startseite kannst du trakki im Browser mit Beispielkunden ansehen.

Häufige Fragen

Kann ich Kunden mehrerer Auftraggeber in einer App führen?

Ja, über Kategorien mit eigener Farbe. Ein Kunde kann mehrere tragen. Die Woche plant trakki aber immer über alle fälligen Kunden, nicht je Auftraggeber.

Gehört die Kundenliste mir, wenn ich den Auftraggeber wechsle?

Die Liste liegt auf deinem Handy, nicht auf einem trakki-Server, und du brauchst kein Konto. Was du nach einem Wechsel behalten darfst und was du löschen musst, regelt dein Vertretervertrag, nicht die App. In trakki nimmst du die Kategorie des alten Auftraggebers weg. Braucht er deine Besuche, gibst du sie als Excel-Datei weiter. Die Besuche der anderen Auftraggeber löschst du vorher in Excel.

Wie viele Kunden kann ich anlegen?

Eine Höchstzahl ist nicht ausgetestet, deshalb steht hier keine Zahl. Zum Ausprobieren bringt die App 140 erfundene Kunden mit, verteilt über Wien, Niederösterreich und das Burgenland. Damit siehst du auf der Karte, wie ein großes Gebiet mit Fälligkeiten aussieht, bevor du deine eigene Liste lädst.

Wie bekomme ich meine Kunden hinein?

Als Excel-Datei (.xlsx). Eine Vorlage gibt es in der App. trakki erkennt die Spalten, du bestätigst kurz. Name und Adresse reichen, Koordinaten brauchst du nicht.

Erfasst trakki auch Bestellungen?

Nein. trakki plant die Besuche und hält deine Notizen fest. Die Bestellung bleibt in deinem Auftragssystem.