trakki
Tourenplanung für den Medizintechnik-Außendienst: Kliniken, Praxen, Termine mit Vorlauf
Von Manuel Ober · · Lesezeit etwa 3 Minuten
Medizintechnik plant in zwei Geschwindigkeiten
Ein Klinikeinkauf gibt Termine mit drei Wochen Vorlauf. Eine Praxis nimmt dich, wenn du gerade da bist. Beides in einer Woche zu haben, ist die eigentliche Planungsaufgabe im Medizintechnik-Außendienst: feste Termine, um die sich alles legt, und freie Besuche, die die Lücken füllen.
Wer nur die festen Termine plant, fährt für zwei Gespräche 300 Kilometer. Wer nur freie Besuche plant, verpasst den Einkauf. Die Kunst ist die Kombination.
Feste Termine zuerst, dann die Umgebung füllen
So legt sich eine Woche in trakki:
- Die festen Termine stehen. Dienstag 10 Uhr Klinik Linz, Donnerstag 14 Uhr Labor Wels. Die sind gesetzt.
- Die Karte zeigt, wer in der Nähe fällig ist. Rund um Linz liegen drei Praxen, die seit sechs Wochen keinen Besuch hatten, und ein Dentallabor, das gelb ist. Die kommen an den Dienstag, vor und nach der Klinik.
- trakki rechnet die Fahrzeiten zwischen allen Besuchen des Tages, mit Öffnungszeiten und Pause, und sagt, ob es sich ausgeht. Wenn nicht, rutscht ein freier Besuch auf den nächsten Tag in der Gegend.
- Ein Puffer je Tag. Klinikgespräche dauern länger als geplant. Ein freier Besuch, der wegfallen darf, hält den Tag zusammen.
Mehr zur Methode im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.
Lange Anfahrten heißen Übernachtung
Medizintechnik-Gebiete sind groß: ein halbes Bundesland, oft zwei. Wer am Dienstag in Linz ist und am Mittwoch in Salzburg, fährt nicht dazwischen heim. In trakki markierst du die Übernachtung im Wochenplan, und die beiden Tage legen sich um das Hotel herum: Dienstag endet bei dem Kunden, der dem Hotel am nächsten liegt, Mittwoch beginnt beim ersten Kunden in der Nähe. Wann sich die Nacht rechnet, steht im Ratgeber Übernachten oder heimfahren.
Die Besuchsgeschichte ist das Gedächtnis
Bei Investitionsgütern zählt, was beim letzten Mal war: Welches Gerät wurde gezeigt, wer hat Interesse gezeigt, wann ist das Budget frei. trakki hält je Kunde jeden Besuch und jedes Telefonat mit Datum und Notiz fest. Vor dem nächsten Termin reicht ein Blick in die Kundenakte statt in drei Mailordner.
Was du herausgibst, entscheidest du: eine Excel mit den Besuchen des Quartals, in dem Umfang, den dein Arbeitgeber braucht.
Was bei dir bleibt
Kliniklisten mit Ansprechpartnern und Budgetzyklen sind vertraulich. trakki speichert alles auf deinem Gerät, ohne Konto und ohne Cloud des Anbieters. Handy und Rechner gleichen sich über deinen eigenen Speicher ab oder zu Hause über dein WLAN. Mehr dazu unter Deine Kunden bleiben deine Kunden.
Wo trakki aufhört
trakki ist kein CRM mit Angebotsverfolgung und keine Geräteverwaltung. Es plant die Woche, zeigt, wer fällig ist, und hält die Besuchsgeschichte. Angebote und Verträge bleiben im System deines Unternehmens; trakki nimmt die Kundenliste von dort und gibt die Besuche als Excel zurück.
Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.
Häufige Fragen
Kann ich feste Termine mit Uhrzeit eintragen?
Ja. Ein Besuch kann eine feste Uhrzeit haben; trakki legt die freien Besuche des Tages darum. Verschiebst du den festen Termin, rechnet sich der Rest neu.
Wie gehe ich mit Kunden um, die mehrere Ansprechpartner haben?
Die Besuchsnotiz hält fest, mit wem gesprochen wurde. Für Kliniken mit mehreren Abteilungen lohnt es sich, je Abteilung einen Kunden anzulegen, dann hat jede ihren eigenen Rhythmus und ihre eigene Geschichte.
Funktioniert trakki auch in Deutschland?
Ja. Karte und Fahrzeiten funktionieren überall in Europa. Nur die Adresssuche ist in Österreich genauer, weil sie das amtliche Adressregister nutzt; in Deutschland läuft sie über einen allgemeinen Kartendienst.