Terminplanung im Außendienst: feste und freie Besuche

Von Manuel Ober · 18. September 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Zwei Arten von Besuch, und sie vertragen sich schlecht

Im Außendienst gibt es feste Termine und freie Besuche, und der halbe Ärger in der Wochenplanung kommt daher, dass sie wie dasselbe behandelt werden.

Ein fester Termin hat eine Uhrzeit, einen Namen und eine Verpflichtung. Er steht, und der Rest des Tages ordnet sich um ihn herum.

Ein freier Besuch ist ein Kunde, bei dem du vorbeifährst, weil er fällig ist und auf dem Weg liegt. Er kostet keine Absprache und lässt sich verschieben.

Wer nur mit Terminen plant, hat eine starre Woche und riesige Lücken dazwischen. Wer nur frei fährt, trifft die Entscheider nicht an. Die brauchbare Woche besteht aus beidem.

Die Pfosten zuerst

Plane in dieser Reihenfolge, nicht in der umgekehrten:

1. Feste Termine eintragen. Sie sind unverrückbar und bestimmen, wo du an diesem Tag überhaupt bist.
2. Die Gegend um jeden Termin ansehen. Wer ist dort fällig?
3. Freie Besuche dazwischenlegen, vor und nach dem Termin, im Umkreis von zwanzig Minuten.
4. Den Rest des Tages auffüllen mit dem, was übrig bleibt.

Wer umgekehrt anfängt — erst die Route bauen, dann Termine hineinzwängen — reißt die Route jedes Mal wieder auf.

Zwei bis drei feste Termine am Tag, nicht vier

Das ist die Zahl, an der sich Wochen entscheiden.

Ein fester Termin bindet dich an einen Ort zu einer Uhrzeit. Zwei Termine an einem Tag lassen sich in dieselbe Gegend legen. Bei vier Terminen liegt fast zwangsläufig einer am anderen Ende des Gebiets, und du fährst den Tag quer statt im Kreis.

Dazu kommt die Pufferfrage: Ein Termin um 10:00 und der nächste um 11:30 klingt nach anderthalb Stunden Platz. Abzüglich Fahrt, Parken, Warten und Überziehen bleibt oft keine halbe Stunde — zu wenig für einen zusätzlichen Besuch, zu viel zum Warten.

Als Faustregel: zwei feste Termine als Rahmen, vier freie Besuche dazwischen. Das ergibt die sechs Besuche, die ein normaler Tag hergibt.

Wann du überhaupt einen Termin brauchst

Nicht jeder Besuch verdient eine Vereinbarung, und jede Vereinbarung kostet dich Beweglichkeit.

Termin vereinbaren, wenn:

• du eine bestimmte Person brauchst, die nicht immer da ist,
• es um eine Entscheidung geht und nicht um Nachfassen,
• die Anfahrt über eine Stunde dauert und ein Fehlbesuch den halben Tag kostet,
• der Kunde es ausdrücklich so will.

Ohne Termin fahren, wenn:

• du ohnehin in der Gegend bist,
• der Ansprechpartner fast immer da ist,
• es um einen kurzen Turnusbesuch geht,
• du eine Lücke füllen musst, weil jemand abgesagt hat.

Der Termin, der platzt

Es sagt immer jemand ab, und dann steht ein Loch mitten im Tag. Was du in diesem Loch machst, entscheidest du am besten vorher.

Führe zu jedem festen Termin einen Nachbarn. Einen Kunden im selben Ort oder im Nachbarort, der keinen Termin braucht und fällig ist. Fällt der Termin aus, fährst du dorthin statt nach Hause.

Rechne den Rest des Tages neu, statt die Lücke auszusitzen. Zwei freie Stunden am Vormittag sind zwei zusätzliche Besuche, wenn du den Nachmittag nach vorne ziehst. Wer wartet, verliert sie.

Öffnungszeiten sind die halbe Terminplanung

Viele Termine scheitern nicht an der Absprache, sondern daran, dass der Kunde zu dieser Uhrzeit gar nicht kann.

Apotheken haben in vielen Gegenden über Mittag geschlossen. Arztpraxen haben Sprechstunden und dazwischen keine Zeit. Werkstätten nehmen ab dem späten Nachmittag niemanden mehr an. Großhändler sind vormittags im Wareneingang.

Ein Satz im Kundendatensatz spart über ein Jahr mehrere Tage: Mittwochnachmittag zu, Freitag nur bis 12, am besten zwischen 14 und 16.

Wie weit im Voraus vereinbaren?

Zu früh und zu spät sind beide teuer.

Eine Woche vorher ist für die meisten Branchen der richtige Abstand. Der Kunde weiß, was in der Woche los ist, und du kannst die Route noch darum herum bauen.

Vier Wochen vorher vereinbarte Termine platzen häufiger, und sie zementieren eine Woche, deren Fälligkeiten du noch gar nicht kennst.

Am Vortag funktioniert bei Kunden, die dich gut kennen, und ist bei allen anderen aufdringlich.

Die Bestätigung am Morgen des Termins per kurzer Nachricht kostet zwei Minuten und erspart die Fahrt zu einem, der es vergessen hat.

So macht es trakki

In trakki stehen feste Termine und fällige Kunden in derselben Ansicht: Der Termin ist der Pfosten, die Karte zeigt, wer in seiner Nähe fällig ist, und der Tagesplan rechnet mit echten Fahrzeiten zwischen beiden. Sagt jemand ab, ordnet sich der Rest des Tages neu, statt ein Loch zu lassen. Öffnungszeiten stehen beim Kunden und werden beim Planen beachtet. Ausprobieren kostet nichts, zur Startseite.

Häufige Fragen

Wie viele feste Termine sollte ein Außendienstler pro Tag haben?

Zwei bis drei. Sie geben dem Tag einen Rahmen, ohne ihn zu zerreißen. Ab vier Terminen bestimmt der Kalender die Fahrtstrecke, und die Fahrzeit frisst die Besuche, die nebenbei möglich gewesen wären.

Soll ich Termine oder freie Besuche zuerst planen?

Termine zuerst. Sie sind unverrückbar und legen fest, wo du an diesem Tag bist. Die freien Besuche füllen anschließend die Gegend um sie herum auf. Umgekehrt reißt jeder Termin die fertige Route wieder auf.

Was mache ich, wenn ein Termin kurzfristig abgesagt wird?

Den vorbereiteten Nachbarn besuchen — einen fälligen Kunden in derselben Gegend, der keinen Termin braucht. Und den Rest des Tages nach vorne ziehen, statt die Lücke auszusitzen. Wie du solche Tage planst, steht im Ratgeber Tourenplanung im Außendienst.

Wie weit im Voraus vereinbart man Termine im Außendienst?

Etwa eine Woche. Weiter im Voraus vereinbarte Termine platzen häufiger und legen eine Woche fest, deren Fälligkeiten noch gar nicht feststehen. Eine kurze Bestätigung am Morgen des Termins erspart die Fahrt zu jemandem, der es vergessen hat.